Как больше успевать за день: Как все успевать: 12 лайфхаков по оптимизации времени

Как все успевать: 12 лайфхаков по оптимизации времени

Следуйте целям

Занимайтесь только теми занятиями, которые помогают выполнить ваши бизнес-цели — как краткосрочные, так и долгосрочные. Берегите свое время и перестаньте тратить его на бессмысленные вещи. Например, посещение мероприятий по нетворкингу может быть полезным, только если там вы будете устанавливать связи, искать новых перспективных клиентов, собирать лиды и открывать для себя новых поставщиков услуг и сервисов. В противном случае от них лучше отказаться.

Пользуйтесь списками

Не усложняйте себе жизнь и составляйте списки только следующих четырех типов:

• Расписание дня — составляйте планы на день круглый год и придерживайтесь их.
• Список задач — базовый список, в котором должны быть три-четыре самых важных и срочных задания.
• Список контактов — запишите, кому вам надо позвонить или отправить письмо. Имена лучше указывать в алфавитном порядке.
• План встречи — укажите, что следует обсудить на совещании или в деловой беседе.

Каждый из этих списков можно адаптировать под свои нужды. Главное приучить себя к режиму.

Фото: Unsplash

Соблюдайте правило 80/20

Это правило еще называют Законом Парето. Его придумал итальянский экономист Вильфредо Парето. Если применить это правило к тайм-менеджменту, то по нему следует действовать так, чтобы 20% ваших действий приносили 80% результата.

Например, у вас есть список задач, из которого нужно вычеркнуть 10 пунктов. По правилу 80/20 вы в первую очередь займетесь первыми двумя, потому что эти задачи принесут вам большую пользу.

Все, что вам нужно, чтобы следовать правилу, — это уделять больше всего времени самым важным вещам.

«Съешьте лягушку»

«Марк Твен как-то сказал, что если бы вы каждое утро съедали живую лягушку, остаток дня вы бы провели с чувством, что худшее уже позади», — пишет мотивационный спикер Брайан Трейси.

Что для вас является той самой «лягушкой»? Скорее всего, это самая большая и важная задача, которую вы всячески стараетесь откладывать на потом.

Вот что предлагает Трейси, чтобы вам было легче съесть свою лягушку::

• Если вам нужно сделать два важных дела, начинайте с самого большого и сложного.
• Заведите привычку выполнять самую главную задачу с утра, когда у вас больше всего энергии и концентрации.
• Беритесь за дело сразу и приучайте себя доводить его до конца.
• Выполняйте еще больше важных задач. Так вы спровоцируете выработку эндорфинов, а те помогут вам вызвать «положительное привыкание» к делу
• Отрабатывайте эту технику, пока не доведете ее до совершенства.

Фото: Unsplash

Научитесь отказывать

На ранних этапах карьеры некоторые готовы взяться за любой проект, который им предложат. В итоге страдает продуктивность, а вы выгораете, потому что у вас нет времени, чтобы разобраться со всеми задачами. Так происходит, когда человек не умеет сказать «нет» клиенту, потому что думает, что в таком случае к нему больше никогда не обратятся.

Поймите, что иногда вам просто придется отказывать. Занимайтесь только теми делами, на которые у вас есть время и которые вам интересны. Если вы честно об этом скажете, ваши клиенты, коллеги и друзья вас поймут и будут рады поработать с вами.

Боритесь с отвлекающими факторами

Попробуйте посчитать, сколько раз вы в среднем отвлекаетесь за день. Сколько раз кто-нибудь из коллег или родственников отрывает вас от работы? Как часто вы отвлекаетесь на телефон, почту и социальные сети?

Исследователи обнаружили, что подобные перерывы в среднем отнимают у вас по шесть часов в день. А на то, чтобы полноценно вернуться к работе, у людей обычно уходит около 23 минут.

Фото: Unsplash

Вы должны избавиться от отвлекающих факторов. Для начала закройте дверь в кабинет, где вы будете «есть свою лягушку».

Отключите назойливые уведомления на телефоне и выделите специальное время, когда вы будете отвечать на почту и звонки.

Посещайте меньше собраний

Ежемесячно человек тратит в среднем 31 час на непродуктивные собрания. Да, иногда без совещания не обойтись, но лучше посещать их по минимуму. Попробуйте обойтись электронной почтой или мессенджерами — обсуждайте вопросы там. Так вы сможете уделить больше времени более важной работе.

Используйте свободное время с умом

Если вы проанализируете, как тратите свое время на протяжении недели, то заметите, что довольно много его уходит впустую. Например, вы ничего не делаете, когда едете на работу, стоите в очереди в магазине, сидите в приемной или занимаетесь на тренажере. Попробуйте параллельно обдумывать что-либо важное, читать или слушать подкасты.

Автор детективных романов Скотт Тероу написал свои книги именно таким образом. Каждое утро, когда он ехал по работе в Нью-Йорк, он писал в метро. Даже если у вас есть всего 10 минут свободного времени, используйте его с толком.

Применяйте метод УДОД

Очень полезный способ, который помогает избавиться от отвлекающих факторов и правильно расставлять приоритеты:

• Удаляйте (избавляйтесь). Проверьте свою почту на предмет бесполезных писем. Не нужно тратить свое время на то, чтобы их открывать — простой удаляйте их. Этот совет особенно пригодится тем, кто вернулся на работу после отпуска или командировки.
• Делегируйте. Если задачу можно перепоручить кому-то другому, сделайте это. Попросите сотрудника назначить встречу, позаботиться о вашей поездке и так далее. Суть в том, чтобы избавиться от мелких задач и уделить больше времени серьезным делам.
• Откладывайте. Некоторые задачи всегда можно выполнить позже. Например, вас пригласили в другой город на свадьбу. Не нужно тут же бежать бронировать отель — это дело может подождать до тех пор, пока у вас появится свободное время.
• Делайте. Иногда нужно просто собраться и сделать нужное. Открыть почту и ответить на срочное и важное сообщение клиента, а не отложить это дело на потом. Главное знать приоритеты.

Фото: Animal Corner

Разбивайте время на блоки

Такой метод пригодится для выработки утренних привычек. Выделите четкие промежутки времени, в которые вы будете делать разминку, собираться на работу и отвечать на письма. Для непрерывной работы можно выбрать, например, период с восьми часов до полудня. Распланируйте таким же образом остаток дня — в какое время у вас будет короткий сон, ответы на звонки и письма и проведение встреч.

Группируйте связанные задачи

Вы можете работать над несколькими делами одновременно, если они связаны между собой. Например, вместо того чтобы отвечать на письма в течение дня, вы можете заниматься этим в конкретное время. Таким образом вы не будете отвлекаться от работы.

Дело в том, что выполнение разных задач требует разного мышления. Если вы не будете то и дело между ними переключаться, вы будете работать более сосредоточенно.

Заботьтесь о своем здоровье

Ученые доказали, что хороший сон, упражнения и здоровое питание дают вам энергию, концентрацию и запас сил на весь день. Не забывайте о себе.

Источник.

---

Материалы по теме:

10 лайфхаков от топ-менеджеров, которые все успевают

10 способов работать продуктивно

5 советов о том, как перестать забывать важную информацию

Почему календари эффективнее списков дел

17 простых советов – Клуб директоров

Иногда мы хотим, чтобы в сутках было больше 24-х часов. К сожалению, мы не можем контролировать время, но мы можем контролировать свою продуктивность. Вдумчиво распоряжаться временем чрезвычайно важно, если вы хотите в течение дня успевать больше. Раньше просыпаться, медитировать, составлять списки дел — это лишь некоторые способы извлекать максимум из каждой минуты.

Если вы хотите стать более продуктивным, вот простые советы, которые помогут вам успевать в течение дня гораздо больше.

1. Просыпайтесь на час раньше

Даже, если вы не считаете себя жаворонком, вы можете им стать. Просто поставьте будильник на час раньше обычного (и не продолжайте спать, отключив его утром!), так вы получите целый час спокойного рабочего времени.

Некоторые исследования связывают раннее пробуждение с продуктивностью и успехом. Ранние пташки имеют ощутимое преимущество — у них появляется больше времени и в целом они отличаются более оптимистичными взглядами на жизнь.

2. Составляйте список дел на день

Ежедневно составляйте список реалистичных планов на предстоящие часы. Пусть он будет максимально простым. Не стоит записывать дела, на выполнение которых уйдет несколько часов. Если вам нужно погладить белье, внесите это дело в список. Нужно позвонить доктору? Добавляйте и эту задачу.

Эти планы простых дел помогут ежедневно успевать больше, а также помогут достигать более глобальных целей.

3. Сначала выполняйте самые сложные задачи

Первыми лучше выполнять наиболее сложные задачи. После того как вы избавитесь от их гнета, остаток дня освободится для более приятных дел. Так вы не только снизите уровень стресса, но и станете более продуктивным.

4. Разберите рабочий стол

Как гласит народная мудрость, с глаз долой, из сердца вон. Ее можно применить и к необходимости сохранять концентрацию. Перед тем как приступить к работе, потратьте несколько минут на уборку, создайте рабочее место, которое поможет вам сосредоточиться и не отвлекаться на пустяки. Выбрасывайте ненужные вещи и сортируйте нужные.

5. Тренируйтесь по утрам

Выйдите на пробежку или займитесь йогой. Утренняя тренировка улучшит настроение и позитивно скажется на продуктивности. Профессор психиатрии из Гарварда доктор Джон Рейти объясняет, что упражнения являются необходимым условием «эффективности интеллектуального труда».

6. Создайте систему

Четкая система и организация действий даст вам ясное понимание текущих проектов. Так вам будет легче фокусироваться и контролировать происходящее. Это поможет расставить приоритеты.

7. Концентрируйтесь только на одной задаче

Закончите один проект и лишь потом переходите к следующему. Считается, что мультизадачность помогает успевать больше, но на самом деле метания между задачами не приносят большой пользы. Как показывает исследование Американской ассоциации психологов, попытки угнаться за двумя зайцами негативно сказываются на продуктивности. И хотя большинство из нас нехотя отвечает на звонки, печатая сообщение, дисциплину разлагают не мелкие, а более глобальные задачи. «Наш мозг не создан для работы в режиме многозадачности», — подводят итог исследователи.

8. Начните говорить «нет»

Иногда сказать это короткое слово бывает сложнее всего. Но отказывать — это нормально. Важно соответствовать ожиданиям окружающих, так что если вы не уверены, что справитесь с заданием на отлично, лучше вообще за него не браться.

9. Высыпайтесь

Это само собой разумеется, но все равно очень многие из нас просто-напросто не высыпаются ночью. Согласно данным Национального фонда по изучению вопросов сна, в среднем взрослому человеку необходимо 7-9 часов сна в сутки. Вы точно уделяете отдыху достаточное количество времени? Может, стоит раньше ложиться спать. Здоровый сон значительно скажется на вашей продуктивности и хорошем состоянии.

10. Наведите порядок в почтовом ящике

200 непрочитанных входящих сообщений любого заставят нервничать. Но также имеет значение не пропустить важные письма. Поддерживайте свой почтовый ящик в порядке, отвечая на важные и удаляя ненужные письма сразу после прочтения.

11. Откажитесь от социальных сетей

Передохните от суеты внешнего мира и старайтесь избегать Фейсбука, Твиттера и Инстаграмма. Они вас лишь дезориентируют. Тем же, кому социальные сети нужны для работы, можем посоветовать заходить туда исключительно с рабочих аккаунтов, чтобы не отвлекаться на пустяки.

12. Читайте, а не просматривайте

Важно внимательно читать, а не просто просматривать документы, попадающие к вам в руки. Старайтесь делать так, даже если вы не настроены на вдумчивое восприятие, ведь беглое просматривание наоборот займет больше времени, так как повышается вероятность, что вы пропустите важную информацию, к которой впоследствии придется возвращаться.

13. Не отвлекайтесь во время периодов работы

Если уж вы взялись за работу, не отвлекайтесь. Конечно, легче сказать, чем сделать. Вам стоит определить для работы временные отрезки, в течение которых вас никто и ничто не будет отвлекать. Возможно, это означает, что вам нужно выключить телефон и закрыть вкладку с электронной почтой. Создайте среду, в которой вы сможете сфокусироваться исключительно на своем задании.

Согласно данным исследования Microsoft, мозгу требуется 15 минут, чтобы снова сфокусироваться на задаче после того, как вас отвлекли. Так что если вас постоянно прерывают, на выполнение задачи уйдет гораздо больше времени.

14. Наденьте наушники

При этом неважно, будет ли в них играть музыка. Люди с меньшей вероятностью станут вас отвлекать, если увидят, что вы отгородились от остального мира с помощью наушников.

15. Медитируйте перед работой

Сразу после пробуждения пару минут посвятите медитации. По данным фонда «Искусство жизни», утренние медитации особенно эффективны, потому что они дают заряд энергии и готовят вас к предстоящим свершениям.

16. Снизьте количество необязательных встреч

Личное деловое общение необходимо, но иногда бесконечные длинные совещания могут быть просто пустой тратой времени. Планируя встречи, удостоверьтесь, что они действительно необходимы, что вы не сможете обсудить возникшие вопросы по телефону или в переписке.

Если вы планируете личную встречу, выделите ей всего 30 минут, чтобы говорить конкретно и по существу. Когда люди ограничены во времени, они скорее перейдут к важным вопросам.

17. Принимайте решения за 60 секунд

Если вы хотите успеть больше, то должны работать быстрее. Старайтесь принимать решения в более сжатые сроки.

Принятие решений — один из наиболее затратных по времени процессов, ускорив его, вы освободите уйму свободных минут, если не часов. К тому же, скорее всего, вы примете то же решение, на котором бы остановились после двадцатиминутных раздумий.

— Топи меня так глубоко, как хочешь, Братец Лис, — говорит Кролик, — только не заставляй меня разбирать почту.

Коллеги, какие советы для вас самые простые? А самые сложные?

Источник

Саша Иванова

Пишу и перевожу тексты о бизнесе.

Как добиться большего: 13 эффективных советов, как добиться успеха в течение дня

Личная, коллективная или служебная продуктивность может казаться неуловимой — наверняка вы хоть раз жаловались на то, что в сутках не хватает часов. Но вот забавный секрет: вам не нужно больше времени. Вам просто нужно улучшить навыки тайм-менеджмента.

Например, исследования показали, что в среднем большинство людей проводят в социальных сетях 147 минут в день. Это более двух с половиной часов бездумного скроллинга — как будто не работает. Когда вы сочетаете это с часами, потраченными на проверку электронной почты, неожиданными перерывами в работе на дому и слишком большим количеством встреч, как вы можете сделать достаточно? В этой статье вы узнаете, как успевать больше и чувствовать себя хорошо в долгосрочной перспективе.

Как и большинство вещей в жизни, выполнение большего количества дел зависит от баланса. Уровень вашей продуктивности только временно повысится, если вы будете работать на полную катушку, не заботясь о своих личных потребностях и психическом здоровье. В конце концов, вы обнаружите, что выгорели — и вам снова и снова хочется вздремнуть. Приведенные ниже советы по тайм-менеджменту помогут вам работать и процветать навсегда.

• Работа в часы пик
• Составьте расписание накануне вечером
• Используйте список задач
• Съешьте лягушку
• Измените свои привычки в зависимости от вашей работы
• Оставьте немного места в вашем расписании
• Попробуйте более ранний звонок для пробуждения
• Делайте перерывы
• Разбирайтесь с электронной почтой
• 0
• с телефона
• Не работайте одновременно
• Иногда говорите «нет»
• Выходите на улицу

1 Работайте в часы пик

Вы можете чувствовать давление, чтобы следовать установленному распорядку. Мы все слышали истории о миллиардерах, которые клялись, что вставать на рассвете и пить коктейли из капусты — единственный способ добиться успеха. Но люди — уникальные существа, и у каждого свой оптимальный рабочий день, так что найдите то, что подходит именно вам, и придерживайтесь этого.

Последовательность важнее, чем «правильный подход». Если у вас гибкий график и лучшее время суток для вас — это полночь, не боритесь со своим естественным ритмом. Сделайте это важное дело, поскольку один день становится следующим, а не первым делом с утра.

Проводите приятные собрания

Повышайте вовлеченность и продуктивность собраний с помощью совместной повестки дня, в которую может внести свой вклад вся команда. Попробуйте использовать такой инструмент, как Fellow!

Попробуйте Fellow бесплатно

2 Составьте расписание накануне вечером 

Выделение от 20 до 30 минут каждый вечер на планирование следующего дня — отличный способ максимально повысить свою продуктивность. Конечно, это может означать, что на одну серию шоу, которое вы смотрите, будет меньше, но в конечном итоге это позволит сделать рабочий день более плавным.

Можно попробовать заблокировать календарь для учета каждого часа рабочего дня. Этот метод может помочь вам держать себя в руках — вы будете знать, что нужно закончить эту высокоприоритетную задачу сразу после утренней прогулки. Или, может быть, для вас будет лучше вместо этого перечислить свои самые важные приоритеты — вещи, которые вам абсолютно не нужны.0057 должен сделать . Дайте каждой задаче оценку того, сколько времени она займет, и вот оно: расписание.

3 Используйте список задач

Нет ничего лучше старого доброго списка дел, но иногда большой, растущий список задач, написанных от руки, может показаться ошеломляющим. Четкий, аккуратный цифровой список задач, такой как инструмент Fellow’s Streams, может стать огромным облегчением. С помощью Streams вы можете настраивать и создавать шаблоны своего цифрового блокнота, чтобы видеть свои задачи именно так, как вам хотелось бы. Вы также можете поделиться своим списком задач с другими, чтобы вы все оставались на одной странице. Вы будете начинать и заканчивать каждый день без хлопот.

4 Съешь лягушку

Нет, не буквально! Пожалуйста, опусти амфибию. Фраза «съешь лягушку» отсылает к технике тайм-менеджмента, разработанной Брайаном Трейси. Съесть лягушку, по сути, означает сначала выполнить самую неприятную задачу.

Подумайте об этом так: обычно прокрастинаторы начинают с самых маленьких и легких задач и постепенно переходят к более крупным заданиям. Если это похоже на вас, то вы знаете, что этот подход часто означает, что вы продолжаете пинать банку в будущем на больших заданиях. Трейси предлагает просто стиснуть зубы и проглотить эту проклятую лягушку. Выполняйте важную работу в первую очередь, и вы почувствуете себя лучше от более вкусных кусочков на тарелке — на заднем плане не маячит лягушка.

5 Меняйте свои привычки в зависимости от работы

Может быть, у вас есть место, предназначенное для отдыха, где вы проводите время, расслабляясь после долгого дня. Будь то диван или удобное кресло у камина, вы, вероятно, ассоциируете это пространство с комфортом. Вы должны сделать то же самое для работы — например, работать только из определенных мест и сделать эти места исключительно для работы.

Кэл Ньюпорт, профессор Джорджтаунского университета и автор книги Deep Work , держит отдельные места для отдельных задач. Некоторые из этих пространств фигуративны, например, прогулки по обычному маршруту, чтобы очистить голову во время мозгового штурма. Другие буквальны, например, удобный, хорошо освещенный стол. Он меняет свои привычки, чтобы в нужное время прийти к правильному мышлению.

6 Оставьте немного места в своем расписании

Переполнение вашего расписания – это прямой путь к катастрофе, и это полностью противоречит неожиданному характеру жизни. Когда в последний раз ваш день шел точно по плану? Сверхпланирование не учитывает эти смены в последний момент, которые требуют вашего внимания, и это может просто вызвать у вас стресс. Кроме того, если вы проводите встречи подряд или где-то, чтобы быть каждую секунду дня, вы пропустите все веселые разговоры о кулере с водой.

7 Попробуйте позвонить по будильнику раньше

Послушайте, никто не говорит, что вы должны волшебным образом стать жаворонком или запланировать что-то важное до восхода солнца. Дело в том, что не помешает поиграть со своим расписанием. Вы никогда не знаете, что может сделать пробуждение всего на 15 минут раньше для вашего благополучия и продуктивности. Может быть, эти дополнительные 15 дадут вам время, чтобы неторопливо выпить кофе перед тем, как отправиться на работу. Вы по-прежнему будете спать столько часов, сколько вам нужно, чтобы чувствовать себя отдохнувшим, а также немного облегчить свое утро.

8 Делайте перерывы

Перерывы могут показаться контрпродуктивными, но на самом деле они могут повысить вашу продуктивность — ну, если вы делаете их правильно. Например, периодические пятиминутные «микроперерывы» помогут вам быть более занятыми и менее уставшими в течение дня. Так что выделите время в своем календаре, чтобы немного «времени для себя», чтобы освежить свой разум и тело. Когда вы вернетесь к работе, вы, вероятно, почувствуете себя намного лучше в отношении поставленной задачи.

Деб Ли, консультант по цифровой продуктивности, может дать отличный совет по поводу перерывов. «Возможно, это не совет, но *очень* полезно: делайте зарядку, делайте регулярные перерывы и ешьте вне рабочего стола», — говорит она. «Каждая из этих вещей помогает вам перезагрузиться, чтобы вы могли сосредоточиться, когда вернетесь к работе. Я также предлагаю поработать над задачей/проектом в течение 10 минут, когда мотивация очень низкая. Установите таймер и вперед. Когда таймер сработает, вы можете остановиться. Однако в большинстве случаев вы тратите более 10 минут».

9 Разберитесь со своими электронными письмами

Если вы позволяете накапливаться непрочитанным электронным письмам, вы, по сути, пишете письмо себе в будущее со словами: «Эй, получай удовольствие!» (Подсказка: вы этого не сделаете. ) Вот почему вы должны проверять электронную почту каждый день.

Подумайте о том, чтобы установить определенное количество времени каждый день для просмотра папки «Входящие». Это одна из тех простых административных задач, которая заставляет вас чувствовать себя хорошо, когда что-то сделано, и это еще одна галочка в вашем списке дел.

10 Выключите телефон

Хорошо, этот совет может показаться немного навязчивым, но на самом деле: вам не нужно, чтобы ваш телефон был включен большую часть времени. Если вы выполняете важную задачу, звонок от коллеги может подождать, верно? Или, может быть, вы действительно не можете позволить себе роскошь полностью отключить питание. В этом случае вы можете найти другие способы сократить время, проводимое за экраном, которое может отнять у вас весь день.

На телефоне всегда можно настроить режим «Не беспокоить», чтобы уведомления или телефонные звонки не издавали шума. Еще одно простое решение — выйти из учетных записей социальных сетей, которые не связаны с работой, чтобы устранить искушение. Или вы можете запланировать перерывы в социальных сетях в свой день, чтобы не чувствовать себя виноватым из-за прилива серотонина, связанного с Instagram. Но, может быть, установить таймер! Вы можете заблудиться в социальных сетях, если не будете осторожны, и это плохо скажется на вашей продуктивности.

11 Не работайте в режиме многозадачности 

В большинстве случаев попытка сделать все сразу приводит к тому, что большинство из них выполняется довольно плохо. Когда вы лишь частично обращаете внимание на что-то, ошибки в значительной степени неизбежны. Когда вместо этого вы уделяете все свое внимание одной задаче за раз, вы входите в более глубокое состояние сосредоточенной работы. Это означает меньшее количество ошибок и отсутствие необходимости возвращаться к некачественной работе, чтобы переделать ее. В конце концов вы обнаружите, что многозадачность тратит времени впустую, а не освобождает ваше расписание.

12 Иногда говорите «нет»

Вы не можете сделать все это, и это нормально — вы все еще можете сделать многое и гордиться тем, что вы делаете. Сказать «нет» может быть сложно, особенно если вам нужно сказать «нет» своему руководителю, но это по-прежнему важно для управления ожиданиями. Это также делает ваш график достаточно свободным, чтобы вы могли делать большую работу. Маленькое «нет» может иметь большое значение.

13 Выйти на улицу

Ах, свежий воздух! Легко забыть о свежем воздухе, когда вы постоянно приклеены к своему рабочему столу. Но прогулка в местном парке — еще один прекрасный способ освежить разум и тело. В конце концов, если Кэл Ньюпорт, который, возможно, сегодня является ведущим авторитетом в области глубокой работы, делает это, возможно, вам следует сделать то же самое. Кроме того, это просто полезно для вас, и это большой вывод из этого списка. Инвестируйте в себя, свой разум и свое тело наряду с работой, и результаты вас поразят.

Работайте умнее, а не усерднее

Делать больше намного проще, чем вы думаете, с помощью этих маленьких хитростей. Вам не нужно размазываться, как блин, чтобы делать все — есть так много способов счастливо сосуществовать со всеми вашими задачами. А с помощью инструмента Fellow’s Streams вы можете создавать списки задач на своих условиях и работать над ними вместе со всей командой. Делать больше означает работать так, как вам удобно, и Fellow может помочь вам сделать именно это.

Советы высокоэффективным руководителям

• Электронная почта*

Как сделать больше за день — Ink+Volt

Бывало ли так, что вы когда-нибудь к концу дня осознаете, что едва достигли своих ежедневных целей или списка дел?

Это случалось со мной постоянно. Утром я составлял организованный, умный список дел, а к концу дня выполнял миллион дел, ни одного из которых на самом деле не было в моем списке.

Каждый день что-то мешает вам выполнить самые важные задачи. Наши дни полны перерывов и задач, которые мешают достижению наших целей.

Вместо того, чтобы разочаровываться в себе или пытаться просто «стать более сосредоточенным», вам нужно перестроить всю свою систему, исправив то, как вы проводите свои дни. Тогда дело не в силе воли или в том, какие внешние силы встают на вашем пути — когда у вас есть правильные инструменты и стратегии, вы не можете проиграть.

Вот 8 способов начать выполнять свои ежедневные задачи каждый день.

1. Посмотрите, где вы теряете время

Лучший способ решить проблему — взяться за нее лицом к лицу.

Большинство из нас ежедневно тратят буквально часы времени на такие вещи, как социальные сети и работу над задачами, которые на самом деле не имеют значения для наших целей.

Попробуйте отслеживать свое время каждый день с шагом в 15 минут. Установите таймер и, когда он сработает, быстро запишите, что вы делали в течение каждых 15 минут. Это будет утомительно, но поучительно.

Вы увидите, куда на самом деле уходит ваше время. Вы не можете игнорировать это. Здесь вы действительно решите проблему с производительностью.

Как только вы увидите, где ваше время тратится впустую, установите системы, чтобы восстановить это время. Вы можете установить программное обеспечение для блокировки сайтов социальных сетей; вы можете отключить свою электронную почту, за исключением 2-3 раз в день, чтобы отвечать на сообщения.

Каждый тратит время по-разному, но как только вы увидите, как именно вы это делаете, вы сможете начать это исправлять. Это изменит правила игры, как только вы перестанете тратить время; вы не поверите, сколько еще вы сделаете.

2. Прикасайтесь к каждому электронному письму только один раз

Столько времени тратится на электронную почту. Различные исследования показали разные результаты, но сообщалось, что белые воротнички тратят до 17 часов в неделю на электронную почту. Если разбить это на 5-дневную неделю, получится более 3 часов в день.

Вероятно, вы тратите на электронную почту гораздо больше времени, чем думаете.

Эта стратегия — касаться каждого письма только один раз — буквально изменила мою жизнь. Это полностью изменило то, как я работаю с электронной почтой, и сэкономило мне, вероятно, сотни часов.

Это работает довольно просто. Больше не нужно сохранять электронные письма в папке «Входящие» в качестве списка дел или напоминаний. Первый раз, когда вы взаимодействуете с электронной почтой, — это последний раз, когда вы взаимодействуете с ней.

Каждое письмо получает действие. Вы можете:

• ответить на сообщение
• сохранить в папку на почте
• заархивировать/удалить
• добавить запрос/действие из него в список дел

Вот и все. Не читайте электронные письма, пока не будете готовы действовать по ним. Пока у вас нет времени и мысленного пространства для обработки каждого сообщения, не трогайте их. А еще лучше просто закройте свою электронную почту и вообще не проверяйте ее, пока не будете готовы.

3. Группируйте похожие задачи, но не делайте их одновременно

Если вы группируете похожие действия, даже если они не являются частью одной и той же задачи или списка дел, вы можете максимизировать свою продуктивность при выполнении этого действия.

Это не переключение между задачами (в чем наука снова и снова доказывает, что наш мозг на самом деле не так хорош).

Вместо этого вы планируете свой день, выполняя все задачи одного типа одновременно, а не несколько раз в течение дня.

Электронная почта, опять же, является прекрасным примером для этого. Если бы вы проверяли свою электронную почту только два раза в день, вы бы делали это намного эффективнее, чем если бы вы открывали каждое письмо по мере его поступления.

Вместо:

• остановка того, что вы делаете, когда вы видите уведомление по электронной почте
• в папку «Входящие»
• чтение сообщения
• думаю над ответом
• возможно начинаю отвечать
• поиск информации, необходимой для ответа
• продолжая свой ответ
• вспоминает: «О боже, я работал над другим заданием!»
• пытается вернуться к этой задаче, пока ваш разум все еще наполовину сосредоточен на электронном письме, которое вы только что написали
• вернитесь в свой почтовый ящик и напишите ответ, так как он у вас на уме
• чувствую себя измотанным, так что иди перекуси
• , наконец, возвращаясь к своей первоначальной задаче и задаваясь вопросом, где вы остановились

…вы можете выделить час утром и час днем ​​*только* для электронной почты.

В течение этого часа вы заходите в свой почтовый ящик и обрабатываете каждое письмо одно за другим, пока не закончите. Остальная часть вашей работы будет сделана в оставшиеся часы дня, когда ее можно будет выполнять непрерывно и более мастерски.

4. Делегируйте все, что возможно

Если вы менеджер, вы уже должны это делать. Делегирование — это часть вашей работы, и если вы хороший лидер, вы должны нанять в свою команду людей, которые могут делать что-то лучше, чем вы.

Работа будет выполняться быстрее и качественнее, если вы попросите сделать это квалифицированных людей.

Кроме того, ваша работа состоит в том, чтобы помогать людям в вашей команде развиваться. Если вы будете держать все задачи при себе, ваша команда потеряет интерес к своей работе, потому что у них никогда не будет возможности попробовать себя в новой задаче.

5. Делегируйте задачи и в личной жизни

Делегируйте не только в офисе. Передавая задачи в личной жизни на аутсорсинг, вы высвобождаете больше времени и энергии для действительно важных дел. Это стоит денег, но подумайте о ценности, которую вы получите, убрав вещи с тарелки.

Если вы испытываете стресс, зная, что вам нужно убрать свою квартиру, подумайте о том, чтобы нанять уборщицу, которая будет приходить каждые две недели. Насколько лучше бы вы себя чувствовали, если бы знали, что вам не нужно этого делать? Насколько больше энергии вы могли бы принести на работу в понедельник утром, если бы вам не приходилось убирать все выходные?

Подумайте, сколько стоят ваше время, энергия и продуктивность.

6. Разбивайте большие задачи на маленькие части

Ваш список дел должен быть предельно конкретным. Чем меньше шагов и чем проще их выполнить, тем яснее вы представляете, как и когда вы их выполните. Это действительно важный ключ к суперпродуктивности.

Конечно, вы не можете запустить полноценный веб-сайт или новый продукт за один день, поэтому если вы внесете это в свой список дел, вы не сможете добиться явного прогресса.

Вы начнете день *зная*, что не справитесь с этой задачей. Это слишком много, чтобы сделать это за день. Итак, вы приходите с мыслью, что вы не справитесь с этой задачей, что не очень подходит для достижения больших целей.

Если вместо этого вы каждый день будете перечислять три одно-двухчасовых задачи для проекта, вы сможете серьезно отнестись к каждой задаче и спланировать выполнение каждой из них.

Разбейте каждый проект на мельчайшие этапы. Даже до таких простых вещей, как «погуглите, как ___». Таким образом, каждая задача достижима, и вы можете оценить, сколько времени вам потребуется на ее выполнение. Вы станете намного лучше создавать графики для своих проектов.

Кроме того, вычеркивание дел из вашего списка дел дает вашему мозгу небольшой выброс дофамина, который дает вам чувство счастья и удовлетворения, что мотивирует вас сделать еще один шаг! Чем больше вы сможете достичь этого чувства, тем больше вам захочется сделать.

7. Знайте, над чем вы будете работать — и что будете делать — каждый день

Вы должны приходить на работу каждое утро, зная, что вы будете делать в этот день.

Полет на месте штанов — гарантированный способ потерять время. Если вы можете каждое утро садиться и просто приступать к работе, а не выяснять, где вы находитесь и что вам следует делать, весь ваш день будет более продуктивным.

Единственный способ добиться этого — тщательное планирование, но как только вы войдете в привычку, это планирование не займет много времени. Каждое воскресенье вечером (или в пятницу днем) выделяйте от 30 минут до часа, чтобы посмотреть на свои самые большие цели и определить лучший способ спланировать предстоящую неделю.

Как это сделать эффективно:

• Будьте реалистичны в том, что вы можете сделать. Я действительно могу выполнять только 1-3 больших дела каждый день; это верно для большинства людей. Но если эти 3 вещи действительно имеют значение, то мое время потрачено не зря. Не настраивайте себя на неудачу из-за перебронирования.
• Поймите, где вас прерывают. Если вы менеджер, которого может прервать сотрудник или кризис, который вам нужно решить в любой момент, не планируйте длительные отрезки времени без перерыва. Вместо этого оставьте в своем расписании немного буферного времени, чтобы поглотить перерывы, и постарайтесь, чтобы ваши задачи были достаточно небольшими, чтобы их можно было выполнять меньшими временными блоками, чтобы вы не оставили слишком много задач незавершенными.
• Подумайте, где ваша работа может оказать наибольшее влияние. Приоритеты меняются от недели к неделе, поэтому взгляните на свои общие цели, а затем посмотрите на задачи в своем списке дел. Поместите дела, которые приблизят вас ближе всего к вашим целям, вверху, а затем запланируйте время для их выполнения в своем еженедельном календаре.
• Оставьте время для перерывов и мелочей. Вы не можете целыми днями работать над крупными проектами. Лучше быть к этому готовым, чем пытаться игнорировать это. Запланируйте перерывы (чтобы поесть, прогуляться и т. д.), а также время для административных задач, таких как проверка электронной почты, в те моменты дня, когда вы немного устали.

У вас будут дни, когда вы почувствуете себя суперзвездой, и вы быстро решите свои 3 главные задачи на день раньше. Это не проблема, если вы распланировали свои большие недельные цели — вы можете просто перейти к завтрашним задачам и изменить свои приоритеты на оставшуюся часть недели.

В те дни, когда вы чувствуете себя более человечным, у вас будет реальный объем работы и все необходимое для ее выполнения.

8. Поймите, что продуктивные дни — это качество, а не количество

Приятно много сделать. Это универсально. Тем не менее, качество того, что вы делаете, — это то, что действительно продвинет вас вперед в жизни и заставит вас чувствовать, что у вас действительно продуктивные дни.

То, что вы заняты, не означает, что вы продуктивны.

Куда бы вы ни пошли, везде есть отвлекающие факторы и «срочные» дела, которые требуют вашего внимания. Некоторые из этих вещей требуют вашего внимания, но многие — нет.

И вот в чем дело — невозможно заметить разницу, пока вы четко и полностью не поймете свои цели и главные приоритеты.

Эти вещи будут разными для всех.