Разделение обязанностей: Домашние дела и распределение семейных обязанностей

Домашние дела и распределение семейных обязанностей

01 января 2012 г., 12:53

Авторы: проф. Н.И. Козлов и Александр Шемякин

Фильм «Фамильная драгоценность»

Основа дружной семьи — грамотное распределение ролей, прав и обязанностей. А это как?

Нормально ли, если все домашние дела на женщине, а мужчина только смотрит телевизор? Или правильно, если они делают все вместе и поровну: муж вместе с женой готовит еду, моет полы и стирает белье? А может быть, все домашние дела должны быть на муже, а жена в это время занимается собой, как в современном Китае? Единого, правильного для всех ответа здесь нет. Ответы на этот вопрос во многом зависят от того, как вы воспитаны, какое у вас окружение, и какие у вас в семье отношения. Например, есть семья МЫ и есть семья Я+Я, и в этих разных семьях вопрос о распределении домашних дел и обязанностей решается по-своему. В семье МЫ больше обязанностей у того, кто больше может и умеет: он рад это делать. В семье Я+Я большая семейная нагрузка у того, кто в отношениях больше заинтересован, кто более зависим и кого другой может в большей степени нагрузить. ..

При этом неверно думать, что домашние дела — только нагрузка: это еще и предмет гордости, и большие возможности. Тот, кто в семье мало что делает, то обычно и мало на что может влиять. А тот, кто в семью больше вкладывается, тот в семье имеет больше возможностей влиять, имеет больше прав.

Элементарно: кто ребенком занимается, тот и воспитывает его по-своему, под себя.

Три основных ориентира при распределении семейных обязанностей, это 1) индивидуальные предпочтения (кто что сам больше хочет), 2) умения и способности (кто что лучше умеет делать, тот тем и занимается и 3) польза (ребенку мы поручим в семье то, что будет для него полезнее освоить для его будущей взрослой жизни).

Индивидуальные предпочтения — это самое простое и очевидное. Например, кому-то посуду нравится мыть больше, чем выносить мусор. А кто-то этот мусор может легко захватить по дороге на работу. Жене за тяжелыми покупками на рынок сходить тяжело, а мужчине это весело поразмяться: ему это и нравится, и полезно.

При этом исторически сложилось, что мужчины в семье в принципе больше занимаются заработком денег, а женщины — ведением домашнего хозяйства. Определенный смысл в этом есть: мужчины и женщины отличаются друг от друга не только внешне, но и по характеру и предпочтениям. Мужчинам проще, приятнее и интереснее заниматься работой и зарабатыванием денег. Женщинам – воспитанием детей и налаживанием уюта. Если у вас это так, то у вас все сложилось. Если вас в таком распределении ролей что-то не устраивает, вы можете договориться о другом распределении дел и ответственности.

Как все эти вопросы начать обсуждать? Возьмите вопросник семейного договора, это будет вам огромная помощь. В вопроснике будут вопросы не только по распределению семейных обязанностей, но и о том, как лучше строить отношения, как решать разные трудные и спорные вопросы — и как нам жить еще дружнее.

И еще: может быть, мы в семейных обязанностях сможем разглядеть не только обязанности, но и приятности, а также вспомнить, для кого вы их выполняете? Во-первых, для себя. Вы подметаете пол, чтобы вашим ногам было комфортно. Вы зарабатываете деньги, чтобы тратить их на реализацию собственных желаний. Во-вторых, вас никто не брал в рабство, на вас никто дуло ружья не наставляет и не заставляет делать что-то на благо врагов. Вы выполняете свои обязанности для любимых, близких и дорогих людей, с которыми живете. Ведь любые домашние заботы ― это тоже проявление любви, но не на «высоком», а на простом, бытовом уровне.

Если вы напоминаете муже (или жене) о каких-либо семейных делах, лучше делать это с фоном поддержки. Как? Это просто! Например, если на вашем партнере лежит обязанность пылесосить, то вы можете на само «орудие труда» ― пылесос ― положить бумажку со словами: «Я тебя люблю! Спасибо за чистоту, которая скоро будет в нашем доме!». Восхищайтесь и создавайте позитивное настроение, еще до того, как вы или ваш партнер начали что-то делать. Ведь какие-либо обязанности становятся нелюбимыми, когда мы представляем их как долгий и нудный процесс.

Сравните тех, кто не любит мыть посуду и любит. Первые, когда думают об этом занятии, видят гору грязных тарелок, с которой им предстоит справляться. Вторые, только подходя к раковине, представляют, как все эти тарелки чистые и красивые стоят на полочке. Вся суть в привлекательной и мотивирующей картинке, формируйте ее и себе, и партнеру.

Ну, и всегда хорошо поощрять себя за маленькие и большие домашние подвиги. Чаще всего мы ждем похвалу и приятные отзывы от своего партнера. Да, действительно важно, чтобы «вторая половинка» замечала наши старания. Но нужно и самих себя радовать. Не ждать позитива от окружающих, а самим создавать праздник и приглашать на него других. А что мы делаем на праздники? Дарим открытки, приятные слова и вкусности друг другу. Вот и отмечайте даже маленькие свершения! Например, «у нас сегодня торт, потому что я прибрала квартиру!». Или напишите список поводов для праздника ― будничных вещей, которые вы должны делать. И отмечайте и галочкой, и приятными призами каждое из них.

Кому-то этот способ покажется слишком простым и игровым, несерьезным, но, может быть, именно в семье важнее быть счастливым, чем очень серьезным?

А если за распределение домашних дел и обязанностей берется мужчина, то для него самое удобное — составить матрицу ответственности, где будет список всех домашних обязанностей — и указано, кто за в этих делах участвует (стоит буковка У) и кто за это отвечает (стоит буква О). Как выглядит такая матрица, можете посмотреть, а если захотите по образцу составить свое — скачайте ее и отредактируйте под свои задачи. Успехов вам!

• Власть в семье
• Правила семьи
• Семейные обязанности
• Автор Н.И. Козлов
• Домашние обязанности
• Семья и отношения
• Видео

Комментарии (10):

Алина, 15 декабря 2014 г., 21:54

Спасибо большое! Очень интересная идея, которая поможет избежать конфликтов и недопонимание.

alexenko pavel, 24 ноября 2015 г., 00:06

Идеальное и гармоничное распределение ролей и обязанностей, женщина занимается домашними делами, мужчина занимается делами общественными. ..

1

ответ

Гость, 15 июля 2019 г., 17:20

Для кого идеальное и гармоничное?

1

ответ

Гость, 01 декабря 2020 г., 20:36

Для мужчины конечно. Он чисто за вектор развития отвечает))))

Гость, 26 августа 2016 г., 10:25

Такое ощущение, что матрица составлена для семьи, где жена не работает. Потому что если пытаться ей следовать в условиях, когда оба супруга работают одинаково и приносят одинаковый доход, жена будет очень уставать и постоянно не успевать. Покупка еды (ежедневная) почему-то закреплена за женой, хотя сами же авторы пишут, что тяжести женщине противопоказаны (а жидкие продукты кончаются ежедневно и весят много). Мне не понравилась эта статья. Она однобокая.

3

ответа

Гость, 09 декабря 2018 г., 23:11

Согласна полностью. Получается женщина будет в два раза больше вкладываться.

Гость, 09 февраля 2019 г., 15:18

Да уж, баланс явно нарушен

Гость, 26 апреля 2019 г., 15:46

Мне нравится, что есть матрица — распределение обязаностей, уже пусть каждый делает под себя 🙂 Всем успехов 🙂

Гость, 20 июля 2017 г., 09:22

Спасибо за матрицу.

Гость, 09 января 2021 г., 21:33

Матрица представляет интерес. Не вглядывался в нее толком, но нравится сама идея. По словам психолога (я с ним согласен) отношения состоят из разных уровней: договорного (распределение обязанностей), эмоционального (похвалы и прочее), интимного (пояснений наверное не требуется). Договорной уровень обычно разрешается до рождения детей, у нас так не получилось. За собой часто замечал, что я держу зло, оттого, что супруга в определенных вопросах не чешется. Видя матрицу, понимаю, что правильно распределив и согласовав(!) обязанности взаимные претензии уменьшатся кратно. А так, всем счастья, мы в процессе.

Материалы по теме:

01 окт. 2022 г.

Быт – это домашние дела, которые можно делать вместе

Быт – неотъемлемая часть повседневной жизни людей. Это готовка, уборка, стирка, глажка, и все это нужно делать ежедневно. Это – ужас. Или нет?

1Подробнее

13 июл. 2014 г.

Дети не должны помогать своим родителям

Первый этап в подготовке детей ко взрослой жизни — дети шаг за шагом осваивают самообслуживание. Второй этап — дети помогают родителям в общих семейных делах. Третий этап — сотрудничество, когда дети участвуют в общих семейных делах наравне со взрослыми. И заключительный этап — взрослость, когда тот, кто прежде был ребенком, берет на себя семейные дела и при необходимости организует взрослых себе на помощь.

36Подробнее

01 янв. 2013 г.

Домашние обязанности ребенка

Наши дети могут и должны иметь свои семейные обязанности. Как зафиксировать это распределение и где его поместить для всеобщего обозрения?

2Подробнее

01 янв. 2010 г.

Мужское и женское: основные отличия

Мужское и женское — два полюса, между которыми живем с вами мы, конкретные люди. Едва ли кто-то из мужчин воплощает в себе полностью Мужское, а какая женщина является только и полностью Женщиной, каждый человек сочетает в себе как маскулинные, так и феминные качества. Разница в психологии двух мужчин может быть большей, чем разница между мужчиной и женщиной. Это так, однако любой руководитель знает, что мужской коллектив отличается от женского, что с должностью руководителя лучше справляются мужчины, а на работу кассира лучше брать женщину.

9Подробнее

01 янв. 2013 г.

Освоение дома: план дел самостоятельному мужчине

Дорогой М., если ты хочешь становиться самостоятельным человеком и достойным мужчиной, я шлю тебе план того, что тебе, по моему мнению, нужно выполнять каждый день. Ты можешь скорректировать его с учетом других своих обстоятельств. После этого твоя задача – каждый день выполнять все пункты. И каждый день в письменном виде подводить итоги — что сделал и что не сделал (почему; что сделать, чтобы завтра этот пункт был выполнен). *

6Подробнее

01 янв. 2008 г.

Прочность семьи

Прочность семьи складывается из трех вещей: налаженная жизнь, привлекательность партнеров и наличие общности в семье. Налаженная жизнь — это хорошая житейская база, налаженные отношения, грамотное распределение семейных обязанностей, определенность с властью в семье и (в случае чего) культура разборок. Привлекательность партнеров — это их статус, имидж, секс и любовь.

0Подробнее

31 дек. 2009 г.

Распределение ролей в семье: сын становится на место папы?

Предвижу недоумение многих читателей и даже возгласы: «Какой вопрос! Сын — это сын! Причем здесь муж!» Однако не торопитесь. Инцест в нашей стране достаточно распространенное явление. Даже физический, не говоря о психологическом. Часто женщина даже не подозревает, что ее сын, особенно при отсутствии мужа в семье, становится ее единственным мужчиной.

4Подробнее

01 янв. 2001 г.

Вопросник Основы семейного договора

Влюбленность, очарование, конфетно-букетный период — все это красиво и романтично, но когда молодые люди начинают жить вместе, они живут уже в какой-то реальности.

24Подробнее

Распределение обязанностей в семье: как это сделать

Как решить, кто должен выносить мусор, а кто – мыть посуду? Домашние хлопоты отнимают не мало времени, и не стоит возлагать их на одного человека. Лучше, когда и взрослые, и дети точно знают, что они должны сделать по дому. Так как же распределить домашние обязанности, чтобы все остались довольны?

Редакция сайта

Мужчина – кормилец, полностью обеспечивающий семью, а женщина – хозяйка, от которой зависит уют в доме и сытость всех членом семьи. Еще несколько десятилетий назад все было именно так. Сейчас многое изменилось: женщины работают наравне с мужчинами. Произошло перераспределение обязанностей, и традиционный уклад жизни уже не вписываются в современные реалии.

«Нас съел быт». Не эта ли фраза является основным аргументом при разводе? Но, кажется, что сложного в том, чтобы решить, кто и чем будет заниматься? Например, глажка, стирка, уборка, готовка ложатся на плечи жены, а мужчина занимается мужскими делами: вкручивает лампочки, прибивает полки. Но, согласись, забивать гвозди каждый день никто не станет, а вот уборка и готовка – как раз то, от чего никуда не денешься. Немного не справедливо, не так ли? Женщина приходит с работы, и на ее плечи ложится целая куча домашних дел, которые она в состоянии переделать лишь под угрозой смертного приговора. Из-за этого и возникают конфликты в семье. Чтобы этого не допустить, стоит заранее распределить все семейные обязанности.

Семейный совет

Для начала всем членам семьи нужно собраться на семейный совет и решить, кто и чем хотел бы заниматься. Может быть, муж любит готовить, и для него это не только не составляет никакого труда, но и доставляет большое удовольствие. А вот мытье посуды, которое для тебя – обычное дело, он на дух не переваривает. Кстати, не забудь сравнить все домашние обязанности по степени сложности. Иначе будет несправедливо, если ты согласишься на мытье посуды, готовку и уборку, а он станет главным по смене мусорных мешков.

Если один из домочадцев сильно устает на работе, пусть он возьмет на себя работу по дому, не требующую особых усилий. Например, проверит домашнее задание у детей или погуляет с собакой. Очень важно учитывать занятость, умения и предпочтения каждого из домочадцев.

Новые семейные традиции

В детстве мы, как губка, впитываем все, что происходит в семье. Именно поэтому во взрослой жизни начинаем проецировать на свою семью те традиции, которых придерживаются наши родители. Например, в твоей семье отец всегда вставал с детьми и собирал их в школу. Следовательно, для тебя будет вполне естественно, если то же самое будет делать и твой муж. Однако твоя семья – это не семья твоих родителей. И не стоит забывать об этом. Теперь у тебя новые семейные традиции. Именно на этой почве чаще всего и возникают конфликты и недопонимания. В этом случае главное – вовремя распознать проблему и, что не менее важно, правильно на нее отреагировать.

Скажи «нет» половой дискредитации

Забудь о средневековом разделении труда. Не стоит делить все обязанности на мужские и женские. Какая разница, кто готовит обед, если он вкусный? Кстати говоря, лучшие повара – это именно мужчины. Впрочем, и женщины, несмотря на столь распространенное мнение, без труда могут забить гвоздь и вкрутить лампочку. Времена, когда место женщины было на кухне, остались позади. Не ориентируйся на мнение окружающих, поступай так, как удобно тебе и твоим домашним.

Детский труд

Привлекать детей к домашним делам – это не только правильно, но и необходимо. Даже маленький ребенок может собрать за собой игрушки и помочь родителям с уборкой. Дети постарше могут вынести мусор или сходить в магазин. Они отличные помощники по хозяйству, так что можешь смело давать им мелкие поручения.

Генеральная уборка – как раз то, что еще больше сплотит твою семью. Именно поэтому старайтесь все делать вместе. Во-первых, так вы быстрей справитесь с пылью, а во-вторых, совместный труд объединяет. Пусть дети разберут свои вещи, расставят по местам игрушки, протрут пыль и польют цветы. То, что ты делаешь своими руками, ценится намного больше, поэтому в дальнейшем они всегда будут стараться поддерживать порядок.

Небольшие корректировки

Любой список дел, безусловно, будет подвергаться многочисленным изменениям. Не стоит всегда проявлять свою принципиальность. Например, если выяснится, что у мужа завтра важное совещание, а рубашка, которую он планирует надеть, в стирке. Даже если загрузка стиральной машины – это его обязанность, постирай рубашку сама. Это вовсе не значит, что ты в очередной раз взваливаешь все дела по дому на свои плечи. Это всего лишь помощь близкому человеку. Муж будет тебе благодарен, если ты постираешь и погладишь его костюм. Не бойтесь протягивать друг другу руку помощи.

Один в поле не воин

Важно, чтобы домашние обязанности, в конечном счете, не легли на плечи кого-то одного. Если ответственный за посуду забыл ее вымыть, ну или попросту не успел, помой посуду сама. Однако не стоит все брать на себя: здесь важна взаимопомощь, а не переложение обязанностей. И если ты стала замечать, что некоторые члены семьи стали чересчур забывчивыми и мытье посуды постепенно стало уже твоей обязанностью, почему бы посуде не постоять в раковине до ужина? Кому-то точно не достанется чистых вилок, и тогда они сразу вспомнят о том, что после обеда посуду надо было помыть. Да и стиральная машинка будет мгновенно разгружаться, если однажды утром выяснится, что джинсы не успели высохнуть, потому что кто-то забыл развесить белье. Избегай конфликтов. Не делай домашним замечания: они и сами прекрасно понимают, к чему может привести их забывчивость и невнимательное отношение. Просто разговаривайте друг с другом и идите на компромиссы.

Доброе слово

Не забывайте хвалить друг друга за вкусный обед, вымытую посуду или чисто убранную комнату. Это станет лучшей мотивацией для всех членов семьи. Правильно распределив домашние обязанности, ты удивишься, сколько свободного времени остается у вас на отдых, увлечения и общение друг с другом.

Семейные обязанности распределяла Полина Кузнецова

Разделение обязанностей

Разделение обязанностей (SOD) — это основной строительный блок устойчивого управления рисками и внутреннего контроля для бизнеса. Принцип SOD основан на распределении ответственности за ключевой процесс, который распределяет критические функции этого процесса между несколькими людьми или отделами. Без такого разделения ключевых процессов риски мошенничества и ошибок гораздо менее управляемы.

Представьте, что было бы, если бы ключи, замок и код системы ядерного оружия оказались в руках одного человека! Эмоции, принуждение, шантаж, мошенничество, человеческий фактор и дезинформация могут привести к серьезным и дорогостоящим односторонним действиям, которые невозможно исправить. Или возьмем инженера-программиста, который имеет полномочия запускать код в производство без надзора, контроля качества или аутентификации прав доступа.

 

Без SOD любой из этих сценариев ясно показывает возможность катастрофических результатов. В результате цель управления рисками средств управления SOD состоит в том, чтобы предотвратить односторонние действия в ключевых процессах, где необратимые последствия выходят за рамки терпимости организации к ошибкам или мошенничеству.

Моделирование элементов управления SOD
Взгляните на рисунок 1. Структура SOD при разработке бухгалтерского и финансового отчета может выглядеть следующим образом. Квадраты со знаком «Х» обозначают функции, которые не могут выполняться одним и тем же лицом. Например, инженер, разрабатывающий запросы для отчета, не должен утверждать логику или точность этих запросов.

Аналогично, авторизация записей журнала не может осуществляться тем же лицом, которое размещает записи журнала из этого отчета. Эта простая модель усложняется, когда вступает в действие этап «Push to Production» или этап управления выпуском.

SOD в области управления рисками
Каждая организация имеет определенную устойчивость к риску. Риски успешных предприятий, риски убытков от мошенничества или ошибок, рыночные риски и юридические риски — все они имеют разные «кривые предпочтения» в любой организации.

Кривая предпочтения отображает взаимосвязь между вероятностью возникновения риска и величиной экономической ценности в точке, в которой организации было бы безразлично возникновение риска. Таким образом, если 50-процентная вероятность убытка в размере 20 000 долларов находится на кривой безразличия для компании А, то компания может жить с этим риском, не тратя ресурсы на создание средств контроля для снижения вероятности возникновения. Использование концепций управления SOD, как правило, снижает риск и помогает удерживать организацию на уровне предпочтения данного типа риска или ниже его.

Circle of Experts
Эксперты в области корпоративного права, информационных систем и поставщиков специальных криминалистических услуг используют инструменты и структуры SOD при управлении бизнес-рисками в области технологий посредством аудита. Вот несколько примеров:

e-Discovery — это задача управления записями, где принципы SOD должны быть реализованы и проверены для обеспечения эффективности. Каков риск, если с этим не справиться должным образом? Серьезные штрафы были наложены на компании, которые не могут выполнить повестку в суд, содержащую запросы на документацию в соответствии с новыми законами об электронном обнаружении, включая способность поддерживать надлежащие протоколы цепочки поставок. Электронное открытие:

• обеспечивает отделение функций библиотекаря на магнитных лентах от функций системного администратора,
• гарантирует, что запросы на сохранение документов определенных записей могут исходить только от главного юрисконсульта, а
• поддерживает программу хранения документов, в которой классификация документов поддерживается для периодов архивирования и уничтожения.

Управление средствами контроля доступа для суперадминистративных прав операционных систем (известных как доступ на «корневом» уровне) представляет собой серьезную проблему для любой среды управления ИТ. Он предотвращает несанкционированный доступ к ключевым системам и базам данных, потому что:

• группа администраторов остается небольшой и жестко управляемой (с защищенными файлами журналов для записи действий, где это возможно),
• везде, где это возможно, используется псевдокорневой журнал, а
• он поддерживает действия с политиками и процедурными заявлениями, которые запрещают администраторам просматривать файлы и папки с рабочим и деловым содержимым.

По возможности используйте функцию «роли и обязанности» в программных приложениях и поддерживайте рабочую книгу SOD для каждой платформы (как на рис. 1) для всех ключевых процессов. Усовершенствованный организационный контроль свяжет организационную схему отдела кадров с рабочей книгой SOD, чтобы создать очень сильный механизм контроля и одновременно инструмент управления для распределения ресурсов и управления бюджетами. Если роли и обязанности не соблюдаются, возможность сговора не может контролироваться в рамках предпочтений организации в отношении риска или в рамках любых приемлемых рамок.

Рисунок 1

Управление изменениями 

Управление изменениями в жизненных циклах разработки программного обеспечения, сетевых операциях и ИТ-безопасности. Для обеспечения надлежащих утверждений и выпуска в производственные процессы используются концепции SOD. Существует пять основных шагов для всего управления изменениями, которые требуют разделения управления и этапов процесса для поддержания надлежащей модели управления рисками:

1. инициирование изменений с соответствующими полномочиями.
2. Надзор руководства проекта за процессом изменений.
3. Отслеживание изменений ключевых шагов процесса.
4. Должны быть разработаны и задокументированы соответствующие средства управления и контроля рисков.
5. Надзор руководства и одобрение внесения изменений в «производство».

Кроме того, следует хорошо понимать описание CoBIT (Цели управления информационными и связанными технологиями) для управления запуском в производство или выпуском: » Кроме того, разработчики приложений не должны иметь возможности продвигать код в производство. Если этого элемента управления не существует, это может привести к несанкционированным изменениям в программном обеспечении. Кроме того, неконтролируемые и/или несанкционированные изменения деловой информации могут привести к мошенничеству и нарушениям. Наконец, вредоносные программы могут быть внедрены в производственную среду, что повлияет на доступность системы, целостность данных и конфиденциальность информации».  

Пример № 1. Программное обеспечение для бухгалтерского учета и управление операционными системами: возможность для мошенничества . Обычно ожидается, что подсчет книг будет равен подсчету запасов в системе в качестве базовой аудиторской проверки точности финансовой отчетности. Бухгалтерский учет запасов основан на последней физической инвентаризации, проведенной в бизнес-подразделении. Подсчет используется в качестве основы для добавления покупок и вычитания себестоимости продаж для расчета текущих «конечных» запасов.

Месяц за месяцем операционный менеджер указывал на проблемы в старой бухгалтерской программе. Менеджер по бухгалтерскому учету продолжала выполнять бухгалтерские расчеты с отклонениями от системных показателей, которые она не могла объяснить. Чтобы помочь решить эту проблему, генеральный директор представил руководителям корпорации экономическое обоснование нового интегрированного пакета программного обеспечения для бухгалтерского учета и запросил поддержку бухгалтерского учета в корпоративном офисе для внедрения. Программное обеспечение было закуплено, и его внедрение было быстро начато, чтобы запустить производство в течение следующих нескольких месяцев.

Когда пришла годовая инвентаризация, подлежащая оплате в течение того же годового периода, генеральный менеджер распорядился, чтобы оценки системных запасов были равны балансовым оценкам запасов в начале каждого месячного периода. С этого момента генеральный менеджер возложил на операционного менеджера прямую ответственность за этот контроль.

Начальник производства предложил согласовать годовую инвентаризацию с переходом на новую бухгалтерскую программу. В свою очередь, генеральный директор воспринял это предложение как прагматичное решение.

Старая и новая системы бухгалтерского учета работали параллельно в течение нескольких месяцев, и в момент перехода руководитель операций тесно сотрудничал с менеджером по бухгалтерскому учету, чтобы убедиться, что «Книга» соответствует оценке запасов «Системы», и начал работать в соответствии с новой системой учета. программного обеспечения.

К большому разочарованию генерального директора, расхождения между двумя оценками запасов сохранялись, а балансовая стоимость росла. Операционный менеджер подвергся серьезной проверке, и в распределительный центр были отправлены корпоративные аудиторы. Были запрошены подтверждающие документы последней инвентаризации. В этот момент операционный менеджер перестал появляться на работе и не отвечал на телефонные звонки.

Вскоре после этого было обнаружено, что операционный менеджер занимается кражей. Описанные отклонения произошли из-за кражи товарно-материальных запасов на сумму несколько миллионов долларов, или около 3 процентов активов на балансе дочерней компании. Мошенническая деятельность в течение двух лет скрывалась за отсутствием SOD в трех областях:

1. Операционный менеджер отвечал за инвентаризацию и имел административный доступ к бухгалтерскому программному обеспечению. Это дало ему возможность подключить инвентарь в момент перехода на новую систему.
2. Процесс загрузки данных из физической инвентаризации в новое программное приложение находился под сильным влиянием операционного менеджера и обеспечивал прикрытие, чтобы скрыть огромную разницу между подсчетами книг и систем в точке перехода.
3. Разделение между просмотром и утверждением загрузки данных и окончательной отправкой в ​​производство было выполнено неправильно. Это была ошибка со стороны генерального директора.

SOD в реализации нового программного обеспечения, где эта проблема стала сверхзаряженной; проблема инвентаризации была заметена под ковер во время загрузки данных!

Пример № 2. Процессы продаж и управление данными:   Риск признания дохода
Очень технически подкованный торговый представитель рекламной фирмы построил модель дохода от рекламы, которую понимал только он. Доход был основан на продаже доступа к большой клиентской базе потенциальным рекламодателям, а затем на рассылке рекламных сообщений этим клиентам.

Торговый представитель будет продавать сделки, писать заказы на размещение транслируемого контента и отчитываться перед бухгалтерией о закрытых и доставленных сделках. Много раз эти сделки были структурированы с бартерным компонентом.

Очевидно, что торговый представитель имел слишком большой контроль над слишком многими компонентами признания выручки — он создал мошеннические заказы на размещение, которые его торговые партнеры должны были подписать для завершения бартерной транзакции.

Однако торговые партнеры так и не выполнили свои обязательства по заказам на размещение, а торговый представитель был единственным, кто понимал систему широковещательной электронной почты, в том числе то, как получить доступ к файлам журналов.

Эта мошенническая деятельность оставалась незамеченной до тех пор, пока торговый партнер не был продан другой корпорации. Новому руководству торгового партнера были представлены заказы на размещение, которые не имели надлежащей сопроводительной документации. В свою очередь руководство решило позвонить в компанию торгового представителя, чтобы обсудить этот вопрос.

Только в это время была раскрыта эта схема на 900 000 долларов!

Какой урок? Следите за разделением между доходами и техническими операциями.

Будьте осторожны и бдительны
Хотя SOD кажется простым процессом, неправильное его следование может привести к катастрофическим последствиям, о чем свидетельствуют два приведенных выше примера. Как CPA, у вас есть знания, чтобы обеспечить правильное внедрение SOD в вашей собственной организации, а также в бизнесе ваших клиентов и заказчиков.

Управление аудита, соответствия и конфиденциальности

Разделение обязанностей

Разделение обязанностей является ключевым средством внутреннего контроля, предназначенным для сведения к минимуму возникновения ошибок или мошенничества путем обеспечения того, чтобы ни один сотрудник не имел возможности совершать и скрывать ошибки или мошенничество в нормальное выполнение своих обязанностей. Как правило, основными несовместимыми обязанностями, которые необходимо разделить, являются:

• Разрешение или утверждение
• Хранение активов
• Регистрация транзакций
• Деятельность по примирению/контролю

Некоторые примеры несовместимых обязанностей:

• Санкционирование сделки, получение и хранение активов, возникших в результате операции
• Получение денежных средств (чеков или наличных) и утверждение списания дебиторская задолженность
• Сверка банковских выписок/счетов и бухгалтерских проводок в главной бухгалтерской книге
• Депонирование наличных и сверка банковских выписок
• Утверждение карт учета рабочего времени и хранение платежных чеков

Чтобы внутренний контроль был эффективным, необходимо адекватное разделение обязанностей между теми, кто выполняет бухгалтерские процедуры или контрольную деятельность, и теми, кто управляет активами. В идеале отдельные сотрудники будут выполнять каждую из четырех основных обязанностей. В целом поток обработки транзакций и связанных с ним действий должен быть спроектирован таким образом, чтобы работа одного человека была либо независимой, либо служила для проверки работы другого. Такие меры снижают риск необнаруженной ошибки и ограничивают возможности неправомерного присвоения активов или сокрытия умышленных искажений в финансовой отчетности.

Когда обязанности не могут быть в достаточной степени разделены из-за небольшого размера подразделения, важно внедрить смягчающие меры контроля, такие как подробный надзорный анализ деятельности, чтобы снизить риски.

Делегирование полномочий

В сегодняшней загруженной и динамичной среде одному человеку невозможно выполнять все обязанности и задачи, необходимые для достижения целей Университета. Чтобы удовлетворить потребности своих клиентов, менеджеры делегируют полномочия персоналу, чтобы решения и связанные с ними действия могли приниматься своевременно. Делегирование полномочий (DOA) — это формальный процесс, в котором одно лицо делегирует полномочия и ответственность другому лицу для выполнения определенных действий. Обычно менеджер делегирует подчиненному определенные полномочия для конкретной транзакции (например, утверждает возмещение до 500 долларов США). Однако лицо, делегировавшее работу, остается ответственным за результат делегированной работы. Если DOA выполнено правильно, университет может сэкономить время и деньги, повышая квалификацию своей рабочей силы. Менеджеры должны разработать структуру, в которой они документируют типы транзакций и связанные с ними пороги в долларах, в которых они делегируют свои полномочия другому лицу. Эту документацию необходимо поддерживать по мере смены персонала в своем подразделении. Он должен включать как минимум: указанный период времени не более одного года, имя и должность физического лица, тип транзакций и соответствующие лимиты в долларах, а также объем полномочий. Руководители должны убедиться, что лица, получившие делегированные полномочия, прошли надлежащую подготовку и хорошо знакомы с политиками Университета, регулирующими делегированные полномочия. По крайней мере, ежегодно структуру DOA необходимо пересматривать на предмет ее соответствия, чтобы гарантировать достижение целей Университета при ограничении риска до приемлемого уровня.

Мониторинг карточек для закупок

Ключевым элементом контроля эффективности программы карточек для закупок в вашем подразделении является строгий надзорный процесс проверки и утверждения. Роли и обязанности при покупке карт требуют, чтобы лица, утверждающие транзакции, подтверждали транзакции держателей карт на законность и соответствие политикам Университета. Этого легче всего добиться посредством ежемесячной надзорной проверки выписки со счета держателя карты и подтверждающей документации, что подтверждается подписью проверяющего.

Выполняйте ежемесячную надзорную проверку по телефону:

• Убедитесь, что имеются надлежащие квитанции и они соответствуют всем покупкам, указанным в ежемесячном отчете владельцев карт.
  • Если сопроводительная документация не предоставлена, попросите держателя карты предоставить ее или получить копию у продавца.
• Подтверждение деловой целесообразности приобретенных товаров.
  • При выявлении сомнительных транзакций обратитесь к держателю карты для объяснения транзакции.
  • Подтвердите объяснение с другими сотрудниками отдела, если это возможно (например, предоставленное объяснение заключалось в том, что предмет был приобретен по просьбе доктора Смита).
  • Если владелец карты не может должным образом поддержать или объяснить сомнительную транзакцию, свяжитесь со старшим коммерческим директором (или его представителем) и администратором карты для закупок.
• Убедитесь, что соблюдаются политики закупок:
  • Транзакции не разделены, чтобы избежать ограничений на одну транзакцию
  • Приобретенные товары не включают ограниченных товаров или не были приобретены через ограниченных поставщиков .
  • Карта покупки была подходящим методом покупки для транзакции (см. BEN Financial  Матрица товаров ).
• Подпишите и поставьте дату в ежемесячном отчете, подтверждающем факт проведения проверки.

Контроль наличности

Любое подразделение, занимающееся сбором или хранением наличности, должно обеспечить достаточную сохранность инкассо. «Наличные деньги» для целей обсуждения средств контроля включают валюту, монеты, чеки, денежные переводы и подарочные сертификаты/карты. Типы наличных денег, которые обычно находятся в кассе, включают денежные квитанции, мелкие денежные счета и сдачу. Более подробно будут обсуждаться следующие принципы правильного обращения с наличностью: разделение обязанностей, безопасность, согласование, анализ со стороны руководства, документация.

Разделение обязанностей:  Обязанности по обработке наличных можно разделить на четыре этапа: получение, внесение, регистрация и сверка. В идеале все четыре этапа должны выполняться разными людьми. Цель такого разделения обязанностей состоит в том, чтобы свести к минимуму возможность присвоения сотрудником средств не по назначению и избежать обнаружения. В небольшом отделе может оказаться невозможным полностью разделить все обязанности, связанные с денежными средствами. В этих обстоятельствах отдел может полагаться на компенсирующие средства контроля для снижения риска неправомерного присвоения денежных средств (например, усиление контроля).

Служба безопасности:  Держите все наличные в сейфе, пока они не будут сданы на хранение. Для районов с регулярными денежными поступлениями рекомендуется использовать складной сейф, чтобы ограничить доступ к содержимому сейфа. Независимо от типа используемого сейфа, ограничьте доступ к нему только контролирующим и уполномоченным персоналом. Разместите сейф там, где он будет постоянно виден сотрудникам отдела, но вне поля зрения других людей. Меняйте комбинацию сейфа регулярно (например, ежегодно) и при увольнении работника, знающего комбинацию сейфа. Если используются кассовые ящики, убедитесь, что они могут быть заперты, огнестойки, их нельзя легко передвигать или прятать, а доступ ограничен лицом, собирающим наличные деньги. Денежные ящики не могут быть разделены между сотрудниками, поскольку ответственность за наличные деньги будет уменьшена, и руководство не сможет легко возложить ответственность за нехватку на соответствующего сотрудника. Если собираются крупные суммы денег и/или наличные собираются в районе с интенсивным движением, рассмотрите возможность установки камеры и системы сигнализации.

Сверка и документация:  Инкассация должна ежедневно сверяться с кассовым аппаратом/кассовой системой для обеспечения полноты квитанций. Ежемесячно сотрудник, который не собирает средства, должен сверять депозитные квитанции со счетами главной книги, чтобы убедиться, что все суммы были депонированы должным образом, и сверять остатки главной книги с банковскими записями, чтобы гарантировать, что депозиты были надлежащим образом кредитованы банком. См. ниже дополнительную информацию о документировании сверок.

Требования к ведению учета существуют на протяжении всего процесса инкассации. Учет полученных денежных средств должен вести работник, ответственный за прием денежных средств. Это может быть кассовая лента, журнал доходов, предварительно пронумерованная книга квитанций и т. д. Эта запись будет сравниваться с фактическими наличными деньгами во время ежедневной балансировки кассы или кассы. Записи о внесенных депозитах должны быть задокументированы и сохранены для облегчения проведения сверки. Сверки между бухгалтерскими и банковскими остатками должны выполняться ежемесячно, и документация о том, что сверка была проведена, что вопросы сверки были исследованы и решены, должна быть сохранена.

Проверка со стороны руководства:  Надзорные органы должны инициализировать и датировать все сверки, чтобы продемонстрировать, что они были рассмотрены и одобрены.

Политики и процедуры

В соответствии с Политикой Университета 2701 – Политика внутреннего контроля руководство несет ответственность за установление, поддержание и продвижение эффективной деловой практики и эффективного внутреннего контроля. Разработка письменных политик и процедур отдела является эффективным способом поддержания надежной системы внутреннего контроля. Используйте задокументированные политики и процедуры, чтобы четко разграничить контрольные действия, выполняемые в рамках различных бизнес-процессов подразделения. Это поможет в ориентации новых сотрудников, поможет обеспечить непрерывность бизнеса в случае текучести кадров и поможет обеспечить соблюдение применимых законов и правил.

Документация о деловых целях

Ожидается, что все расходы будут производиться на обычную, разумную и фактическую деятельность, связанную с бизнесом, в поддержку миссий университета и системы здравоохранения. Кроме того, Penn получает значительное финансирование от федеральных спонсоров и других источников, которые несут существенные фидуциарные обязательства. Если внутренние рецензенты не потребуют подтверждающую документацию, подтверждающую деловую цель, это может привести к тому, что неправомерные расходы останутся незамеченными. Непредоставление подтверждающей документации в деловых целях внешним рецензентам может привести к запрету, штрафам, санкциям, которые имеют финансовые и репутационные последствия для Университета.

Адекватная деловая цель должна описывать причину, по которой произошла транзакция, а не просто пересчитывать купленный товар. Например, «морозильник» не будет достаточным объяснением деловой цели. Подходящим объяснением может быть: «Морозильник для хранения исследовательских образцов в лаборатории доктора Смита». Объяснения деловых целей должны быть достаточно подробными, чтобы рецензент, независимо от того, является ли он внутренним контролером, федеральным аудитором, агентом IRS и т. д., мог установить, что транзакция была совершена исключительно в интересах и для использования Университетом в соответствии с его не облагаемая налогом миссия.

Утверждение табелей учета рабочего времени

В целях обеспечения надлежащего учета рабочего времени, табели учета рабочего времени сотрудников должны быть утверждены их руководителем в качестве подтверждения того, что часы/работа действительно выполнялись в соответствии с отчетом. Если возможно, сверхурочная работа должна быть одобрена заранее. Руководители должны подписывать или ставить инициалы и дату на табелях учета рабочего времени, чтобы задокументировать их рассмотрение и утверждение. Не возвращайте утвержденные табели учета рабочего времени сотрудникам для передачи табельщику для ввода. Это дает людям возможность изменить уже утвержденную табель учета рабочего времени и получить несоответствующую дополнительную оплату.

Проведение ежегодной аттестации

Оценка служебной деятельности является ценным инструментом, позволяющим сотрудникам получать отзывы об их работе и достижениях за предыдущий год. Они также помогают сотрудникам понять свои должностные обязанности и ожидания руководителя в отношении эффективности. Ожидается, что оценки будут справедливыми, отражающими фактическую производительность, написанными и проводимыми на ежегодной основе. Непредоставление документально подтвержденных оценок может осложнить последующие дисциплинарные процессы.

Счета мелкой наличности

Мелкая наличность легко может быть присвоена, если бизнес-процессы и внутренний контроль не установлены и не соблюдаются. Следующие меры контроля и концепции помогут вам обеспечить надлежащее использование и защиту ваших счетов мелкой наличности:

• Не позволяйте использовать наличные деньги для операционных целей, включая оплату счетов или различных сумм, для выплаты заработной платы или заработной платы, или делать авансы или ссуды персоналу.
• Разрешить доступ к средствам только установленному хранителю. Если это лицо недоступно в течение длительного периода, обратитесь в Управление казначея, чтобы передать ответственность кому-то другому.
• Требовать квитанции/документы для возмещения всех мелких расходов.
• Требовать, чтобы ваучеры на мелкие расходы были одобрены руководителем запрашивающего сотрудника или другим соответствующим лицом, знакомым с деятельностью, которая привела к первоначальным расходам.