Как ты организуешь свой день: Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

Как эффективно планировать свой рабочий день — Личный опыт на vc.ru

Я стал учиться правильно планировать и распределять свое время, когда объем рабочих задач вырос настолько, что стало сложно понимать, что делать раньше, что позже, что в промежутке.

19 875 просмотров

Логичный алгоритм рушился, а в моей работе (SEO-продвижение) важно работать по заранее выстроенной стратегии. Планировать рабочее время я начал не сразу, хотя в повседневной жизни без этого никуда: например, все мы планируем, что будем делать после работы, в какое время взять отпуск или когда записаться к врачу. Все это — лайтовая версия управления временем. В работе часто бывает так, что наибольших результатов достигает тот, кто лучше планирует и распределяет свои временные ресурсы. Это потому, что добиваться успеха без плана — это как поехать в путешествие без карты: знаю, чего хочу, но не знаю, как этого достичь. В статье я собрал несколько фактов, которые научили меня планировать время и, возможно, помогут и вам начать это делать.

Все успешные в карьере люди занимаются планированием

На вершине карьерной лестницы — руководящие посты. Если спросить у нынешних руководителей, большинство из них подтвердят, что планирование времени — одна из тех составляющих, которые помогли им занять высокую должность.

Это вполне логично: благодаря плану вы знаете, что делать, не теряетесь в проектах и успеваете делать больше и лучше. Например, у меня до использования планирования часто все шло наперекосяк. Я устроился на новую работу (на должность помощника SEO-оптимизатора), и большой объем задач вынудил меня использовать планирование, чтобы быть эффективнее. Повышение эффективности заметило руководство и повысило меня — сначала до SEO-оптимизатора, а затем — до технолога. Этот путь занял менее года. Сейчас я занимаюсь разработкой техпроцессов для всей компании.

Если начать планировать время, его действительно станет больше

Многие (и я в их числе) сталкивались с нехваткой времени, когда задач уже через край: ты просто сидишь и офигеваешь от объемов работы, не представляя, как подступиться к ней.

По моему опыту, если ты не знаешь, какие задачи выполнять в первую очередь, а какие — во вторую-пятую-десятую, то на разбор завалов уходит слишком много времени. То есть и так тьма задач, требующих если не скорейшего выполнения, то хотя бы реакции, а ты еще и не знаешь, какую из них открывать.

Какое-то время я придерживался тактики «Делай все подряд, успеешь побольше». Но снежный ком только рос, потому что таким образом я нарушал приоритетность. В итоге получалось, что я не выполнял срочные задачи, потому что тратил время на те, которые можно было сделать позднее.

Если же посвящать задаче определенное время согласно ее приоритету, то можно все выполнить в срок и оставить достаточно времени на форс-мажор. 20-30 минут, потраченных составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты внедрения в жизнь грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе.

Задача планирования — найти, на что потратить те 20% усилий, которые дадут 80% результата

Так работает закон Парето: 20% наших усилий приносит нам 80% результата, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результата. Если правильно управлять временем, то можно выявить, куда нужно направить эти самые 20% усилий, и сфокусироваться только на них, не распыляясь на все второстепенное.

Какие правила помогают мне в этом:

• Всегда фиксировать цели письменно. Если на бумаге (или в электронном планировщике задач) не обозначена ваша цель, — значит, ее не существует. С этим я однажды столкнулся на работе, когда на собрании генеральный директор спросила, какие задачи я выполнил, а я не смог ответить четко и перечислить выполненные задачи (хотя их было очень много), так как не фиксировал задачи ни в блокноте, ни в планировщике.
• Заранее составлять список задач и действий по их выполнению. Мне это помогло увеличить свою продуктивность примерно на четверть. Особенно легко это оценить, когда у вас много разноплановых задач: от написания статьи до разработки техпроцесса, по которому работает вся компания.
• Дробить большие задачи. Дела, требующие много времени, нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач. Не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее всю последовательность действий и возможные форс-мажоры. Дробление поможет отследить ошибку на одном из этапов задачи в случае, если результат окажется не таким, как вы ожидали. Именно планирование позволит вам дробить большие «хочу» на цепочку «могу» и «надо». Вы сможете фокусироваться на самом важном на самом приоритетном для вас. А также отследить, что вы уже сделали за прошлые периоды: получится своеобразный «дневник достижений».
• Расставлять приоритеты и делегировать. Навык фокусировки на главном позволяет не отвлекаться на второстепенные и незначительные задачи. И когда вы овладеете этим навыком, вы решите самые приоритетные задачи, а значит, получите максимальный профит.

Расставить приоритеты задач можно с помощью матрицы Эйзенхауэра. Дуйат Эйзенхауэр — один из президентов США, военный и политический деятель и просто успешный человек.

Он предложил разделять все дела на четыре категории:

1-я: срочные и важные;

2-я: важные, но не срочные;

3-я: срочные, но не очень важные;

4-я: неважные и несрочные.

Рассмотрим эти категории подробнее.

Первая категория «Срочно+Важно» — это первоочередные задачи, которые откладывать нельзя. Если не выполнить их сегодня, то уже завтра они создадут вам массу неприятностей и трудностей на пути к вашей же цели. Из-за этого категория также называется «сектором пожара»: находиться в нем долго чревато неблагоприятными последствиями.

Вторая категория «Важно, но не срочно» — это важные дела, которые приносят наибольшую пользу. Не нужно бежать сломя голову и быстро их делать, здесь у вас есть время продумать грамотные и взвешенные решения.

Третья категория «Срочно, но не важно»— это те задачи, которые вы можете делегировать на других людей. Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Приведу пример делегирования дела из реальной жизни.

Например, у меня упал сайт. В принципе, я могу его починить сам, но мне нужно:

• найти информацию, воспринять ее и понять, что делать;
• найти нужные инструменты;
• потратить время собственно на починку;
• снова найти информацию, потому что ничего не заработало;
• снова провести несколько часов, занявшись поиском проблемы.

Куда разумнее делегировать ремонт специалисту, в данном случае программисту. Да, за деньги, но мне не нужно мучиться и заниматься делом, в котором я не являюсь профессионалом и которое мне нужно выполнить разово.

Все, что попало в четвертую категорию, можно смело вычеркивать из списка ваших планов на неделю.

Шаблон готовой матрицы сильно облегчает процесс распределения задач и планирования.

Планируйте свой отдых

Даже та маленькая лошадка из песни мечтала об отдыхе. Нам тоже жизненно необходим отдых. Только не путайте отдых с лежанием на диване. Отдых должен быть активным, чтобы переключиться на новую деятельность и взглянуть на серые будни с нового ракурса. Находиться в стабильном тонусе реально только с регулярным восстановлением сил. Никогда не экономьте на ресурсах, которые вас подпитывают (это может быть общение с семьей или новые знакомства, порция адреналина или тишина и спокойствие). На выходных нужно отдыхать, а по будням — работать.

Не перепутайте 🙂

Как я планирую свои дела: 5 любимых способов

Приветствую вас, дорогие читатели! Недавно пересматривала статьи и наткнулась на неотвеченный комментарий с вопросом. Касался вопрос моей любимой темы. Я почувствовала, что пришло время на него ответить. Лучше ведь поздно, чем никогда? 😉 Цитирую вопрос:

А еще меня очень интересует, как ты организуешь свой план дел. В смысле я видела план с днем разбитый по часам. А как ты пишешь списки дел? Интересует ротация на срочные — менее срочные — дела когда получится.

И как это совмещено с делами по категориям (проект, дом и т.п.)

Как выбираешь, над чем работать сейчас?

Может, тоже планируешь написать на эту тему? Я бы с удовольствием почитала!!!

Мне кажется, “списки дел” – это тема, которую я могу обсуждать вечно. Настолько прочно они вошли в мою жизнь. Любое дело, любой проект начинается со списка. Если я хочу упорядочить какую-то область своей жизни – я составляю список и все сразу проясняется. Я составляю список, если хочу сэкономить время, я составляю список, чтобы снизить нагрузку на мозг, я составляю список для того, чтобы по шагам воплощать задуманное. Поэтому на вопрос “Как ты пишешь списки дел?” невозможно ответить как-то однозначно – я пишу их по-разному и действительно люблю это и делаю со всей душой. Последним списком над которым я работала был список вещей, которые нужно купить для создания базового гардероба. Стоит ли говорить о том, что теперь я смотрю на одежду в магазине совсем по-другому? Списки меняют жизнь, и в этом у меня уже нет сомнений.

Что же касается плана на день, то да, есть основа – структура моего дня, которая уже на протяжении нескольких лет практически не меняется. Это график “Моя идеальная неделя”. В нем есть место для работы и отдыха, утренней и вечерней рутины, а также рутины выходного дня. Какой способ записи и вычеркивания своих дел я бы ни выбрала – структура остается прежней.

Дальше расскажу о моих любимых способах планировать дела. Они подойдут и для тех, кто много времени проводит дома (в декрете или на фрилансе), и для тех, кто работает в офисе. Берите на заметку то, что лучше всего вписывается именно в вашу ситуацию.

Общий список дел, когда чувствую себя перегруженной

Не бывает одинаковых недель. Одни периоды проходят спокойно и размеренно, другие требуют повышенной концентрации и буквально разрывают наше внимание на кусочки. И вот, когда слишком много вещей в одно и то же время требуют моего внимания, я сажусь и выписываю все на бумагу. Это позволяет удерживать контроль над ситуацией, снижает риск того, что я что-то забуду сделать вовремя и значительно увеличивает мою продуктивность – ведь моя голова свободна и я думаю только об одной задаче в один промежуток времени.

Создание общего списка дел также помогает в периоды, когда нужно переключиться и отдохнуть от всего. Когда я нахожусь в отпуске, я таким же образом составляю список всего, что нужно сделать по возвращении домой и сортирую задачи в порядке снижения приоритета.

Ежедневно, еженедельно и ежемесячно повторяющиеся задачи превратились в списки рутин – утреннюю, вечернюю, выходного дня, ежемесячную.

И вообще, какой бы из описанных ниже списков я не писала, он начинается с того, что я выписываю все дела в общий список, затем сортирую их по категориям и расставляю в порядке снижения приоритета.

Планирование неделями

Если у вас не очень много мелких задач в течение дня, для ведения списка всех дел вы можете использовать недельный разворот и записывать дела в соответствующие блоки, основываясь на своем графике идеальной недели. В воскресенье вечером вы делаете обзор предстоящей недели, а вечерами каждого дня заполняете блоки делами на следующий день.

Кроме этого рядом с недельным разворотом я рекомендую держать два общих списка дел – личный и рабочий, каждый из которых делите на три категории: срочные – менее срочные – дела когда получится. По мере выполнения вы их вычеркиваете, а оставшееся в конце недели переносите на новую неделю и добавляете новые дела. Когда я работала только дома, планировала свой день таким способом.

Trello для больших проектов

Для больших проектов действительно удобнее всего заводить отдельные доски в Trello и создавать внутри них списки в соответствии с этапами их реализации. Прописывать шаги по целям в Trello невероятно удобно. Я делала так, когда записывала курс по Trello. Еще одна такая доска значительно упростила работу над моей книгой. Все, что я делаю в этом блоге чаще всего относится к категории “Проекты”, а такого рода задачи очень легко делить на маленькие шаги.

Кроме этого, вы можете сделать отдельные доски для планирования семейных праздников (чем не проект) или каких-то других мероприятий, для составления меню и любых чек-листов. А для работы в команде этот сервис вообще большая находка.

На своей офисной работе я использую Trello тогда, когда нужно запомнить большие объемы информации. Создаю доску, смотрю, на какие категории можно разложить информацию, затем делаю списки и добавляю в них карточки. Преимущество такого способа ведения дел заключается в том, что вся информация по какой-то теме сосредоточена в одном месте. Вы ни на что больше не отвлекаетесь – открыли страницу и работаете.

Рабочий ежедневник

Когда я вышла на работу в офис, спустя какое-то время ощутила острую нехватку ежедневника. В течение дня приходится одновременно удерживать в голове информацию, которая касается большого количества людей, поэтому недельного разворота стало мало. А еще появились отложенные задачи, которые потребуют моего внимания только через несколько месяцев.

Первым делом в рабочем ежедневнике я записываю задачи, привязанные к определенному дню, а когда ближе к нему подбираюсь, планирую день целиком. Сначала пишу самые важные и самые срочные задачи на утро, послеобеденный блок я заполняю задачами, которые появляются в течение дня и которые тоже желательно сделать в этот день. (Разные отвлекающие факторы могут стереть эту информацию из моей головы, а так при возникновении вопроса “Что дальше?” я смотрю в ежедневник и сразу вспоминаю. )

В конец рабочего дня я выношу задачи, которые не привязаны ко дню и времени, но которые желательно сделать. Я не всегда успеваю их сделать, поэтому часть из них или все переношу на следующий день, пока не сделаю.

Доска “Наш семейный командный центр”

Когда я перестала проводить в блоге полный рабочий день и завела ежедневник для офисных дел, мои личные дела автоматически переехали на новую доску в Trello. Я назвала ее “Наш семейный командный центр” по мотивам написанной когда-то статьи. Мы с мужем оба имеем к ней доступ –  здесь мы планируем дела, связанные с путешествиями, а также задачи, касающиеся детей, дома и заботы о себе.

Доска поделена на четыре списка:

• входящие;
• сделать на этой неделе;
• сделать на следующей неделе;
• выполнено.

Мне нравится, что у меня есть доступ к этой доске на работе и не нужно носить с собой дополнительные ежедневники. Подробнее об этой доске я расскажу в одной из следующих статей.

Как выбирать, чем заниматься в текущий момент времени?

Про работу в офисе я сказала. Если же это касается работы дома, то вечером по приходу домой я знаю, что у меня есть один час на хлопоты по дому, один час для работы с проектами блога и один час для себя. Списки и чек-листы для каждого из этих блоков созданы заранее, я вдохновляюсь ними и просто следую потоку.

Друзья, если у вас возникли дополнительные вопросы относительно перечисленных списков, с удовольствием отвечу на них в комментариях.

Возможно, вам будут интересны другие мои статьи на эту тему:

Чем заполнить ячейки календаря – 35 идей

Моя идеальная неделя или как найти время для всего

Мои любимые инструменты и ресурсы для организации жизни

Топ-5 вечерних привычек, которые кардинально изменили мою жизнь

Быть суперорганизованной: кому это дано

Как отслеживать прогресс по целям в Trello

Как оставаться продуктивной после рабочего дня

Моя рутина выходного дня + чек-лист для создания вашей

С наилучшими пожеланиями, Анна

• About
• Latest Posts

Анна Выдыш

В минулому: Автор программ и методик по упрощению домашнего быта, большой любитель составления списков, своим хобби считаю организацию жизни во всех ее проявлениях, начиная с окружающего пространства и заканчивая личным временем. Основатель ресурса “Уютный дом”, совмещаю творческую и техническую работу на сайте с воспитанием двоих детей и созданием онлайн-курсов.

В теперішньому: українська письменниця

Latest posts by Анна Выдыш (see all)

7 способов организовать свой день для достижения успеха

Как организовать свой день наилучшим образом, чтобы настроиться на успех?

Нет, не паникуйте.

Я не собираюсь начинать с того, чтобы просить вас вставать раньше!

Как тренер по здоровому питанию Integrative Nutrition® , я твердо верю в биоиндивидуальность.

Это идея о том, что все мы уникальны: так же, как некоторые люди не переносят глютен, некоторые могут, есть ранние пташки, а другие полуночники.

Ни то, ни другое — они просто разные.

Так что да, поскольку наши показатели успеха выглядят по-разному, то и то, как мы строим наши дни для достижения успеха, также будет различаться.

Тем не менее, я считаю, что есть что-то общее.

Для начала давайте согласимся, что успех проявляется в вашей жизни ( карьера, отношения, физическая активность и т. д. .) наиболее биологически эффективным способом ( т. е. вы здоровы во всех отношениях смысл слова ).

Итак, как бы вы организовали свой день для достижения успеха?

Вот семь способов сделать это:

1. По возможности проснуться без будильника (см. также №7).

Просыпаться по будильнику — это верный способ почувствовать, что вы отправляетесь на скачки первым делом с утра.

Вместо этого узнайте, сколько часов сна вы предпочитаете по своей природе.

Тогда старайся получать это каждую ночь.

Пробуждение естественным образом предотвращает приток бей или беги химикаты текут по твоим венам: никому не нужен такой стресс в начале дня!

Хронический стресс может нанести вред вашему телу, что приведет к череде ухудшений здоровья.

2. Начните день с «моего времени» без экрана.

Когда вы проверяете свою электронную почту или социальные сети, вы даете другим возможность контролировать, как вы проводите свое время.

Почти всегда будет электронное письмо, которое просто не может ждать, или сообщение, которое приводит к серьезному случаю #FOMO.

Прежде чем вы это осознаете, вас засосало.

Вместо того, чтобы немедленно тянуться за устройством, подумайте о том, чтобы начать новую практику, которая может занять от 5 до 10 минут (или меньше) или столько времени, сколько вы создаете для это: дыхание, медитация, осознанность, благодарность и ведение дневника.

В Интернете полно ресурсов для них — только не ищите их с утра!

Вы ранняя пташка?

Используйте это время, чтобы потренироваться, подготовиться, прочитать и т. д.

3. Создайте временные блоки (см. также №5).

Как бы мы ни думали, что можем выполнять несколько задач одновременно, исследования показывают, что на самом деле это не так.

«Переключение между задачами» — то, что мы делаем, когда думаем, что работаем в режиме многозадачности, — может стоить нам до 40 процентов нашей производительности.

Решение: выделите в своем расписании определенное время для задач, требующих полного внимания.

В это время закройте все остальные вкладки и отключите все уведомления — все!

Между этими блоками и не раньше сделайте перерыв, чтобы проверить электронную почту, сделать несколько звонков — позаботьтесь о некоторых более мелких задачах.

Установите таймер, который указывает, что начинается ваш следующий продуктивный блок.

4. Расписание тренировок и приемов пищи.

Кажется, что у нас есть время на все, кроме того, что нас питает: хорошо питает наши тела и регулярно двигает их.

Как тренер по здоровому образу жизни, когда вы говорите мне «У меня нет времени…» то, что я слышу, «Я не расставляю приоритетов…»

Я вижу, ты закатываешь глаза.

Позвольте мне сказать вам: если вы будете делать это достаточно часто, они останутся там.

А если серьезно, все сводится к следующему: если вы не отменяете свою работу, потребности вашего клиента, вашего супруга или ваших детей, зачем вам отменять себя?

Значимая забота о себе — это сначала надеть кислородную маску, чтобы вы могли помочь тем, кто зависит от вас.

Организуйте свой день и включите эти блоки в свое расписание.

Относитесь к ним как к нерушимым встречам с самим собой.

5. Многозадачность… намеренно (см. также №3).

Да, я знаю, что сказал вам , а не для многозадачности.

Теперь я говорю вам, что это нормально, если вы делаете это намеренно.

Что это значит?

В своей работе я много говорю об основных продуктах питания — обо всех других вещах в нашей жизни, которые питают нас ( или нет! ), помимо того, что мы кладем в рот.

Подумайте о сне, карьере, духовной практике, физической активности, времени на природе и т. д.

Многозадачность, которую я поощряю, помогает нам развивать себя на начальном уровне, а НЕ тот тип, который пытается справиться с ошеломляющим количеством задач. маленькие задачи, из-за которых наш график настолько перегружен.

Как это выглядит:

• Хотите хорошо провести время с членами семьи? Вместо того, чтобы добавить экскурсию ( со всем необходимым планированием, подготовкой и достижением консенсуса ), совместите это с другой областью, требующей внимания: принимайте предложения о еде на неделю, делайте покупки вместе, готовьте еду и т. д.
• Скучаете по времени с подругами? Совместите это с тренировкой или, еще лучше, с прогулкой на природе.
• Отчаянно хотите приготовить еду на неделю? Пригласите друзей приготовить еду, чтобы у всех был запас еды на неделю. ( Здесь может быть замешано вино? )
• Дом кажется зоной для каски, но вы предпочитаете читать? Очистите во время прослушивания аудиокниги.
• Нехватка времени заставляет вас выбирать между тренировкой и духовной практикой? Прогуляйтесь на природе или займитесь медитацией при ходьбе.

6. Составьте план на завтра

Вам не нужно планировать свой день по минутам ( хотя это работает для некоторых людей ).

Вместо этого запишите 1-3 больших задачи, которые нужно выполнить завтра, и определите приоритеты для них, как только вы закончите с ваше «время на себя».

Задания неприятны?

Брайан Трейси написал об этой концепции в своей книге «Съешь эту лягушку!

21 отличный способ перестать прокрастинировать и сделать больше за меньшее время’ .

Он называет задачи, которые нас больше всего пугают ( и поэтому откладывают выполнение ) как «лягушки» .

Его рекомендация: начните свою работу — не только день — с «съесть лягушку» .

Если все лягушки выглядят большими и уродливыми, съешьте сначала самую большую и уродливую лягушку.

7. Ложитесь спать вовремя, чтобы выспаться, как вам нужно (см. № 1).

Как только вы узнаете, сколько часов сна вам нужно, спланируйте свой день и выясните, когда вам нужно ложиться спать.

Завершите день так же, как и начали: НИКАКИХ экранов как минимум за 30 минут до сна!

Похожие темы:КарьераУспехВерх карьеры

Как организовать свой рабочий день двумя способами

Вы часто спешите, пытаясь успеть куда-нибудь или успеть к сроку? Если вы чувствуете, что постоянно опаздываете, не в состоянии выполнить свои обязательства, то вам следует подумать о том, чтобы тщательно изучить то, как вы планируете свою работу и повысить уровень своих организаторских навыков.

Без должной организации вы не сможете насладиться полноценным и сбалансированным днем ​​(а возможно, и образом жизни). Вы также можете страдать от отсутствия мотивации и смены настроения. И вообще это звучит не очень привлекательно.

Но вопрос в том, как улучшить свое ежедневное планирование? С таким количеством советов и приемов по всему Интернету может быть трудно решить, какие из них будут эффективными. И со всем стрессом в течение дня вам может быть трудно выбрать подходящее время для начала.

Не волнуйтесь, мы вас прикроем. Эта статья содержит два отличных метода планирования своего времени, а также советы по организации и указания о том, как организовать свой день, чтобы быть более продуктивным. Это может помочь вам начать работу и вести вас на каждом этапе пути!

Как организовать свой день: самые эффективные методы

Метод № 1: Приведение дел в порядок (GTD)

Метод № 2: Расписание Да Винчи

5 простых советов, как лучше организовать свой рабочий день

1. Пишите

2. Планируйте заранее

3. Наведите порядок на рабочем месте

4. Не работайте в режиме многозадачности

5. Доверьтесь правилу 80-20

6. Управляйте своей электронной почтой

Заключение

Об авторе:

Как организовать свой день: наиболее эффективные методы

Существуют разные подходы к организации дня. Мы использовали два известных подхода, один из которых также очень популярен. Используя оба, вы можете управлять своим рабочим временем, принимая во внимание весь свой день.

Метод №1: Приведение дел в порядок (GTD)

Вы:

• Чувствуете себя перегруженным количеством задач, которые вам нужно выполнить?
• Боитесь забыть мелкие детали?
• Носите много головных уборов на работе и в жизни?
• Начинаете много проектов, но не можете их завершить?

Тогда вам нужно взять несколько советов от Дэвида Аллена, создателя GTD, и научиться правильно организовывать свои рабочие задачи (и все другие задачи)!

Система управления задачами GTD основана на простой истине: чем больше задач у вас в списке, тем сложнее вам решить, что требует внимания. Это также бросает шумиху вокруг списков дел прямо из окна, поскольку они могут заставить вас тратить больше времени на размышления о своих задачах, чем на их выполнение. В результате вы можете оказаться в состоянии стресса и переутомления.

Аллен заметил, что человеческий мозг намного лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее, и включил эту важную деталь в методологию GTD, с помощью которой она должна помочь вам избавиться от всего ментального беспорядка и выполнять дела вовремя. Это включает в себя настройку рабочего процесса, и как только вы это сделаете, вы сможете определить задачи, над которыми вы должны работать в любой момент, не беспокоясь о том, что вы что-то забудете.

Метод GTD состоит из пяти простых практик, которые помогут вам систематизировать беспорядок в вашем мозгу и организовать свой день:

• Запечатлейте все. В духе «Мне нужно сделать это» или «Это должно произойти в это время, что бы ни пришло вам в голову, что это действие или требование, зафиксируйте это. Если оно ускользает от вашего блокнота, оно ускользает от вашего внимания.

• Уточнить. Проработайте все, что вы засняли (только пока не пытайтесь закончить это!) и спланируйте следующие шаги. Решите, к какой категории предмет подходит лучше всего: это отсылка, проект или следующее действие?

• Организовать. Положите все на свои места. Добавляйте важные даты в свой календарь, назначайте задачи другим людям и разбирайтесь со своими.

• Обзор. Следите за своими списками и не забывайте пересматривать и обновлять их.

• Включить. Начните работать над самыми важными задачами!

GTD требует обучения планированию и организации заранее. Но, это обязательно окупится в долгосрочной перспективе. Благодаря этому методу вам никогда не придется беспокоиться о том, что вы пропустите встречу или забудете о дедлайне. Вместо этого вы разберетесь со всеми своими задачами и сможете правильно расставить приоритеты в своем времени.

Теперь давайте подробно рассмотрим каждую практику!

Шаг 1: Захват

Первый и самый важный шаг к GTD — перестать хранить в мозгу всю информацию и ежедневные задачи. Вместо этого собирайте и храните все свои дела, идеи, задачи в «почтовом ящике» — физической записной книжке или цифровом приложении, таком как планировщик, календарь или приложение для управления задачами.

Записывая свои мысли, вы, наконец, сможете избавиться от беспорядка в голове. Пока не беспокойтесь об организации этих задач и предметов! Мы подойдем к этому на одном из следующих шагов.

Совет: Когда вы только начинаете работать с GTD, рекомендуется записывать все, о чем вам может понадобиться позаботиться в будущем, и хранить это в папке «Входящие».

Шаг 2: Уточнение

Теперь мы подошли к той части, где вы научитесь организовывать свой рабочий день и разбирать все в своем почтовом ящике. Просмотрите каждый элемент в своем почтовом ящике и примените к нему один из следующих методов:

• Если задача занимает менее 2 минут, выполните ее немедленно.
• Если задачу можно делегировать, поручите ее кому-нибудь другому.
• Запишите срок выполнения, если элемент должен быть выполнен в определенный день или время.
• Если задача сложная, определите следующие действия и шаги, которые необходимо предпринять для ее выполнения.

Всегда добавляйте в задачи как можно больше информации и делайте их действенными.

 

Шаг 3. Организуйте

После того, как вы записали все свои задачи и добавили как можно больше информации, пришло время их рассортировать. Существует множество способов организации ваших задач с помощью метода GTD, но наиболее распространенным является использование комбинации проектов и ярлыков, как в Todoist или Asana.

Вам необходимо разделить элементы на разовые задачи и проекты. Согласно философии GTD, проект — это любая задача, для выполнения которой требуется больше шагов. Обязательно запишите свои следующие шаги для каждой задачи и добавьте дату выполнения (если она есть). Например, в Asana этот шаг будет отражен в создании карты задач и подзадач внутри нее.

Шаг 4: просмотр

Этот шаг не требует пояснений. Каждую неделю выделяйте время, чтобы просмотреть все свои задачи, вычеркнуть все, что вы выполнили, добавить и упорядочить новые задачи и определить следующие действия. Аллен называет этот шаг «критическим фактором успеха». Постоянный просмотр и обновление ваших задач гарантирует, что вы не просто выполняете поставленные задачи. Вы делаете правильные вещи.

Шаг 5. Вовлечение Шаг 

На этом этапе окупается время, потраченное на планирование работы. К этому шагу вы должны были разработать систему, полную практических задач, организованных в логические категории.

Поэтому, приступая к работе, вы не будете задаваться вопросом «Что мне делать дальше?». Вы избавились от этого мышления, записав все свои задачи на бумаге или в цифровом формате и сформировав из них действенный план. В довершение всего, вы избавились от всего ментального беспорядка, который вас напрягал.

6: Сохраняйте и делитесь

После завершения задачи отслеживайте ее и делитесь информацией с другими командами. Это позволит избежать разрозненности между командами, когда все команды сосредотачиваются только на своих задачах, не имея прямого доступа к прогрессу других команд. Создание базы знаний, в которой каждый в компании может узнать, над чем вы работали, какие выводы вы сделали и какие дальнейшие шаги принесет пользу всем, а также поможет вам следить за ходом выполнения ваших задач.

Инструменты GTD

Вот еще несколько советов по организации и инструменты GTD, которые помогут вам быстрее освоить этот метод.

Списки GTD

Чтобы начать работу с GTD, вам необходимо четко прояснить и организовать свои задачи. Лучший способ сделать это — составить списки на бумаге или с помощью программного обеспечения для управления задачами на вашем телефоне или ноутбуке. Существует несколько типов списков, которые вы можете создать:

• Список «входящих». Это первый, простой, беспорядочный список, который вы составляете. Используйте его, чтобы фиксировать мысли и задачи по мере их возникновения. Не стесняйтесь записывать все в блокнот или смартфон. У вас даже может быть несколько списков «в»; например один в планировщике и один на вашем телефоне. Как только вы запишете все свои задачи, начните расставлять их по приоритету.
• Список «следующие действия». Список «следующие действия» должен содержать пункты, которые вы должны сделать как можно скорее. Вы можете упорядочить дела в этом списке в зависимости от их приоритета, срока выполнения или, возможно, того, как скоро вы сможете их выполнить. Помните, что вы всегда должны выполнять короткие задачи (те, которые занимают менее двух минут) немедленно.
• Список ожидания. Этот список следует использовать для всех задач, которые вы делегировали другим, или задач, которые еще не могут быть выполнены, потому что кому-то нужно сначала сделать что-то еще. Вот один полезный совет для этого списка. Всегда записывайте текущую дату, когда записываете задачу. Таким образом, вы можете написать своим коллегам по электронной почте и сказать что-то вроде: «Я все еще жду отчета, который, как вы сказали, вы скоро закончите. Это было 18 дней назад!»
• Список «когда-нибудь/может быть». Этот список для всех проектов, которые вы хотите когда-нибудь реализовать, но они не имеют большого значения. Вы можете записать в этот список такие пункты, как «заменить уродливую картину в гостиной» или «завести собственный блог». Несмотря на то, что задачи в этом списке не имеют первостепенной важности, вы все равно должны просматривать этот список еженедельно, следить за тем, чтобы не забывать об этих задачах, и начинать работать над ними, когда у вас есть время!

Календарь 

Календарь отлично подходит для всех тех задач, которые чувствительны ко времени и дате. Таким образом, вы сможете лучше расставить приоритеты в своих задачах. Задачи, которые не нужно делать в ближайшее время, останутся в вашем списке «следующие действия», так что вы сможете заняться ими позже. Если вам не нравится держать календарь на стене или на столе, попробуйте использовать Календарь Google, чтобы оставаться организованным.

Папка чтения/просмотра

Вполне вероятно, что в одном из ваших списков будет несколько задач «прочитать [что-то]». В таких случаях пригодится папка для чтения/просмотра. Это может быть физическая или цифровая папка, которая будет содержать все документы, статьи или книги, которые вам нужно прочитать. Идея этой папки состоит в том, чтобы всегда иметь этот материал под рукой, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить его в ожидании еды или в кабинете врача.

GTD — это методология продуктивности, которая может превратить вашу жизнь из хаотического беспорядка в сбалансированный и полноценный образ жизни. GTD поможет вам организовать свои рабочие задачи, а также остальную часть дня, поскольку это также влияет на то, насколько хорошо вы выполняете свою работу.

Метод № 2: Расписание Да Винчи

Расписание Да Винчи — это второй метод, который поможет вам научиться планировать и организовывать более эффективно. Этот метод, разработанный Адрианом Илиопулусом, позволит вам составить расписание, которое сделает вашу жизнь более целеустремленной, веселой и творческой.

Основная идея «Расписания Да Винчи» состоит в том, чтобы научиться:

• Творить и входить в поток каждый день.
• Не позволяйте прерываниям испортить ваш поток.
• Хватит откладывать дела на потом.
• Убедитесь, что у вас нет эмоционального выгорания.
• Правильно сочетайте работу и отдых.

Знаете ли вы? Требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы вернуться на правильный путь после прерывания.

Расписание Да Винчи может помочь вам убедиться, что вы не перегружены работой, поскольку оно организует вашу повседневную деятельность таким образом, что у вас есть четкое время для более сложных и легких задач, а также достаточно времени для отдыха каждый день.

Как организовать свой день с помощью расписания Да Винчи

Многие советуют начинать планировать неделю в понедельник, но лучше ли это? Создатель «Расписания Да Винчи» рекомендует начинать планирование в воскресенье вечером. Как он указал, понедельник эквивалентен раннему утру, но для недели. Наши умы всегда отдохнули утром и могут работать более продуктивно. «Ранние часы» недели — понедельник, вторник и среда. Итак, чтобы воспользоваться этими днями, вы должны планировать свои задачи на воскресенье.

Как отмечает Адриан, самая сложная часть планирования — расстановка приоритетов. Он рекомендует быть честным с самим собой и тщательно классифицировать задачи в соответствии с их важностью и объемом работы, который необходимо выполнить для их выполнения.

Вот как выглядит ежедневное и еженедельное расписание Адриана.

Расписание Да Винчи Адриана Илиопулуса

Как видите, каждый день состоит из одних и тех же элементов:

• Утренняя рутина
• Хардкорная глубокая работа
• Мягкая глубокая работа
• Работа администратора
• Упражнения
• Социальный
• Играть

Теперь давайте объясним каждый из них более подробно.

Утренняя рутина

Каждый день важно начинать правильно. Вместо того, чтобы спать и спешить на работу, придумайте распорядок, который поможет вам проснуться и сделать все, что вам нравится — позавтракать, выпить кофе или даже отправиться на пробежку. Именно мелочи могут существенно изменить ваш день. Также можно придумать ночной распорядок, который поможет расслабиться перед сном. У всех успешных людей есть ночной распорядок, и у вас должен быть!

Глубокая работа

Глубокая работа делится на две категории — тяжелая работа и мягкая работа. Тяжелая работа относится ко всем задачам, которые вы считаете сложными, тогда как легкая работа — это все те задачи, которые легче выполнить. Обязательно выполняйте тяжелую работу с понедельника по среду и легкую работу в четверг и пятницу.

Административная работа

Административная работа включает в себя такие задачи, как ответы на электронные письма, планирование и посещение встреч, организация документов, заказ расходных материалов и т. д. Важно рассчитать, сколько времени уходит на выполнение этих задач, чтобы вы могли выделить время для их каждый день.

Занятия спортом, общение и игры

Чтобы предотвратить эмоциональное выгорание, вам нужно каждый день выделять время, чтобы расслабиться, провести время с друзьями и семьей и поиграть. Игра означает выполнение всех действий, которые вам нравятся, от буквальной игры до просмотра фильмов или чтения книги.

Расписание да Винчи немного отличается от метода GTD, так как оно охватывает весь день и позволяет вам составить распорядок дня. Однако этот метод не позволяет детально организовать задачи в течение рабочего дня, как это делает GTD. Таким образом, комбинируя два метода, вы сможете создать систему более сбалансированной организации всего дня, в которой вы будете делать дела в то время, которое отведено для работы, и отдыхать в утренней рутине и во время игр, чтобы убедиться, что вы не устали. т сгореть.

5 простых советов, как лучше организовать свой рабочий день

Если вам не нравятся эти два метода, вот еще советы о том, как организовать рабочие задачи.

1. Пишите

Выделите 5-10 минут в конце рабочего дня, чтобы написать в дневнике и оценить день. В наших головах происходит так много всего, что почти невозможно обработать и собрать мысли без какой-либо формы выхода. В конце рабочего дня большинство людей хотят бежать в горы — и тем самым — приносить домой свою работу и связанные с ней стрессы. Исследование, проведенное психологами Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, показало, что словесное выражение своих чувств — независимо от того, говорите ли вы с кем-то или записываете их — поможет сделать любые связанные с этим негативные эмоции намного менее интенсивными. Так что вместо того, чтобы приносить гнев или стресс домой, оставьте их в своем блокноте.

Вдобавок ко всему, записывая конкретные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, ваше подсознание начнет работать над поиском корректирующих решений, пока вы спите ночью, чтобы вы могли проснуться свежими и мотивированными, чтобы справиться с днем.

2. Планируйте заранее

Теперь, когда вы освободились от гнева и разочарования, вы можете планировать день вперед, чтобы повысить вероятность того, что он пройдет гладко. Возьмите еще один блокнот (или используйте функцию цифрового блокнота Clickup) и запишите свои задачи на завтра в порядке важности, и выйдите из офиса, зная, что ваше подсознание позаботится обо всем остальном и гарантирует, что вы намного опередите себя, когда придете на работу. работа завтра.

Если вы полагаетесь на свой компьютер, чтобы оставаться организованным, вы можете начать этап планирования, используя бесплатный шаблон ежедневного планировщика. Просто настройте его в соответствии со своими потребностями и сэкономьте несколько часов, чтобы посвятить себя другим задачам.

Проблемы и отвлекающие факторы всегда будут возникать, поэтому будьте реалистичны в своих целях — и если вы не добьетесь успеха, не корите себя. Просто не забудьте поставить его на первое место в завтрашнем списке.

3. Наведите порядок на рабочем месте

Беспорядок на рабочем месте = беспорядок в голове. Если на вашем столе беспорядок, как вы можете ожидать, что ваш рабочий день будет проходить без нежелательных отвлекающих факторов? Организуйте свой стол так, как вы хотели бы организовать свой разум: без беспорядка и отвлекающих факторов.

То же самое касается вашего рабочего стола. Поддерживайте порядок на рабочем столе, чтобы легко справляться с задачами, в том числе с электронной почтой.

 

4. Не выполняйте несколько задач одновременно Мы отвлекли от него вашу концентрацию. Поэтому, когда вы приступите к выполнению задачи, обязательно освободитесь от всех отвлекающих факторов. Это означает отсутствие социальных сетей, электронной почты, Интернета и т. д. до тех пор, пока задача не будет завершена или не истечет отведенное на ее выполнение время. Используйте таймер и начните с одного часа непрерывной работы. Если окружающий шум слишком громкий, включите музыку, чтобы смыть отвлекающие факторы и помочь вам сосредоточиться. Расскажите своим коллегам, чем вы занимаетесь, и попросите их не беспокоить вас, если только это не может подождать.

5. Доверьтесь правилу 80-20

Большая часть того, что мы делаем, не так уж важна, но поскольку это проще и может дать нам мгновенный выброс дофамина, мы склонны тратить слишком много времени на простые задачи, откладывая более сложные и важные. Это создает ненужную борьбу. Занявшись сначала более важными делами, когда дело доходит до выполнения других менее значимых задач, вы сможете делать это с большим чувством выполненного долга и удовлетворения.

6. Управляйте своей электронной почтой

Электронная почта — это грязный бизнес, и, как и многие другие задачи, редко бывают срочными. Потратьте время на то, чтобы организовать свою работу, чтобы, когда вы все-таки пойдете туда, все работало эффективно и организовано с точки зрения важности. Настольные почтовые клиенты, такие как Mailbird (Windows) или Airmail (Mac), являются отличными инструментами для этого и особенно удобны для людей, которым приходится управлять несколькими учетными записями электронной почты.

Наведите порядок в своей электронной почте с помощью Mailbird. Попробуйте бесплатно прямо сейчас.

Получить Mailbird бесплатно

Заключение

Применяя эти простые советы, чтобы лучше организовать свой рабочий день, вы получите целый ряд преимуществ, которые помогут вам оставлять работу на работе, выходить вовремя и спать по ночам. Если задачи не имеют первостепенной важности, не берите работу с собой домой. Это время, чтобы расслабиться, повеселиться и заняться любимым делом, так же важно, как и время, необходимое для оплаты счетов. Скорее всего, вы столкнетесь с сопротивлением с самого начала, но если вы будете придерживаться этого принципа, со временем вы увидите, как ваша производительность и качество работы повысятся, а также качество вашей жизни. Беспроигрышный вариант для всех.

Вам понравился этот пост? Прочтите вторую часть «7 советов, как уменьшить стресс» и, пожалуйста, поделитесь ею со своими (находящимися в состоянии стресса) друзьями.

Об авторе:

Ники Каллен — писатель и тренер по тревоге. Десять лет страдая от беспокойства, панических атак и депрессии: он использует свой опыт, чтобы научить своих клиентов решениям, которым, как он хотел бы, кто-то научил его 15 лет назад. Вы можете узнать больше, нажав здесь.

Как лучше организовать свой день?

Лучший способ организовать свой день — записать все свои задачи, написать план действий для каждой задачи и постоянно обновлять планировщик. Не забудьте отсортировать задачи по приоритету и указать сроки выполнения, чтобы не пропустить крайний срок или важную встречу.

Как я могу организовать свой день дома?

Лучший способ организовать свой день дома — прийти к плану заранее, составить список дел и рассортировать задачи по приоритету. Запишите план действий для каждого пункта в вашем списке. Кроме того, не забудьте включить время для отдыха в свой ежедневный план, чтобы предотвратить выгорание.

Как вы организуете свой распорядок дня?

Чтобы ваш распорядок дня был организован, вам следует делать следующее:

1. Планируйте свой день (дни) и ежедневные задачи заранее.
2. Распределите задачи по приоритету и сложности.
3. Немедленно выполняйте задачи, требующие менее 2 минут.
4. Используйте планировщик или приложение, чтобы следить за своим расписанием.
5. Используйте свое время с умом и беритесь за большие задачи с утра.
6. Немедленно записывайте планы и встречи.
7. Попробуйте GTD и график Да Винчи, чтобы улучшить свои организаторские способности.

Как планировать свой день?

Вот как эффективно планировать свой день и извлечь из него максимум пользы:

— Начните свой день с утреннего ритуала, а не от сна.