Ежедневные планы: Ежедневное и еженедельное планирование для сотрудников

Ежедневное и еженедельное планирование для сотрудников

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Оглавление статьи

• Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников
• Преимущества ежедневного плана для компании
• Преимущества ежедневного плана для сотрудника
• Повестка дня
• Личная эффективность руководителя
• Технология реализации и внедрения ежедневных планов
• Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения
• Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника
• Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников
• Ежедневный план работ
• Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)
• Переход к еженедельному планированию
• Основные преимущества еженедельного планирования:
• Еженедельный план работ
• Автоматизация ежедневных и еженедельных планов
• Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам
• Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?
• Получается, что эта система вводит  “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?
• Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Перейти к оглавлению

Преимущества ежедневного плана для компании

• Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
• Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
• Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Перейти к оглавлению

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Перейти к оглавлению

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
• Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.

Перейти к оглавлению

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил,  и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Перейти к оглавлению

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

• Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. В этом поможет книга «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». В ней собраны не только варианты преодоления сопротивления, но и как пошагово внедрить на практике ежедневные планы и другие технологии системного управления.
• Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
• Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Перейти к оглавлению

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Перейти к оглавлению

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

• Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
• Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

• Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

• Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Перейти к оглавлению

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена  в самом низу статьи, см. скриншот https://disk.yandex.ru/i/i0xklaGVfl3zFg). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным). Что получилось, что не сработало и по какой причине.

2) Отправьте запрос на получение примера «таблицы приоритетов» через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение) + приложите ссылку на данную статью (так я пойму о каком бонусе речь):

Требования к формату занесению задач в план

• Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение).
  В план включаются следующие задачи:
• Планируемые в рамках проектов;
• Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
• Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
• У каждой задачи необходимо указать:
• Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
• Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
• Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
• Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
• Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
• Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Перейти к оглавлению

Ежедневный план работ

• План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
• План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
• Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
• для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
• для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
• План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
• Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Перейти к оглавлению

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Перейти к оглавлению

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т. к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Перейти к оглавлению

Основные преимущества еженедельного планирования:

• больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
• экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Перейти к оглавлению

Еженедельный план работ

• Как составлять план?
• Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
• Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
• Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
• План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
• Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
• Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
• Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
• ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
• если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Перейти к оглавлению

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним  будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Перейти к оглавлению

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Перейти к оглавлению

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Перейти к оглавлению

Получается, что эта система вводит  “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Перейти к оглавлению

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. Рекомендую свой онлайн-курс, в котором собраны все необходимые техники для внедрения ежедневных планов и отчётов — «Рабочие отчёты и планы: Как повысить производительность труда сотрудников в 2 раза и избавиться от ручного контроля» (все практические уроки по работе с задачами показаны на примере работы с сервисом Битрикс24).   

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Перейти к оглавлению

Как разбирать, оценивать и анализировать планы сотрудников

Чтобы выполнить большой и важный труд, необходимы две вещи: ясный план и ограниченное время

Элберт Хаббард

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Разбор плана с сотрудником — крайне эффективный инструмент управленческого воздействия

“Для галочки” или “управленческая информация”?

Многие нововведения в компании с течением времени склонны превращаться в бесполезные операции. Сотрудники выполняют некие действия лишь исходя из принципа “у нас так заведено”. Кому нужны эти действия, кто и как использует данную информацию — в компании уже никто не помнит.

В предыдущей статье “Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)” я подробно рассказывал о технологии составления ежедневных и еженедельных планов. Теперь самое время поделиться алгоритмом преобразования “обычного плана” сотрудника в “управленческую информацию” для руководителя.

Планы имеют свою ценность и без использования их в качестве управленческой информации. Когда сотрудник составляет план работ на день и на неделю, это значительно влияет на рост его продуктивности. А если мы попробуем еще и получить из этого процесса управленческую информацию,  то сможем одновременно “убить двух зайцев”.

Оглавление статьи

• Анализ планов: Преимущества для руководителя
• Анализ планов: Преимущества для сотрудника
• Инструкция для руководителей по изучению и анализу планов сотрудников
• Алгоритм разбора ежедневного плана и задач из него
• Фиксирование плана работ: как делать и для чего это нужно?
• Формирование общего списка комментариев к разобранному плану
• Метод вопросов “Если”. .. “то”
• Примеры формулирования вопросов и комментариев к планам сотрудника
• Оценка качества планирования руководителем
• Примеры подведения итогов
• Переход к еженедельному планированию. Дополнения к алгоритму с учётом еженедельных планов
• Что дальше, или Как планировать за горизонт одной недели?

Анализ планов: Преимущества для руководителя

• Значительно дешевле влиять на результаты труда работника на уровне планов, чем потом вкладывать силы и деньги, пытаясь изменить сами результаты.
• Когда мы разбираем с сотрудником его планы — фактически обучаем его подробному планированию. Чем лучше и реальнее планы у сотрудника — тем выше вероятность выполнения задачи в установленный срок и с заданными параметрами качества.

Перейти к оглавлению

Анализ планов: Преимущества для сотрудника

• Навык планирования нынче ценен на рынке труда, да и в жизни будет нелишним. Благодаря разбору и анализу планов руководителем, навык сотрудника тоже будет серьёзно “прокачиваться”.
• Совместная работа над планами дает работнику отличную возможность задавать уточняющие вопросы по поставленным задачам. Это позволит выполнить их качественно и в соответствии с ожиданиями руководителя. Можно напомнить сотруднику, что совместная работа над планами выгодна и ему — став продуктивнее, он может стать и более высокооплачиваемым. 

Перейти к оглавлению

Инструкция для руководителей по изучению и анализу планов сотрудников

Детальное описание поможет определить технологию, которую планирует использовать сотрудник при решении задачи.

При анализе задачи из плана важно иметь возможность перейти непосредственно к детальному описанию задания (подбирайте именно такую систему постановки и планирования задач). Здесь уже должны действовать требования к содержимому добавленных в план пунктов. В описании задачи должна быть и причина её возникновения, и ссылка на связанные с ней дополнительные материалы: техническое задание, по которому выполняется работа; первичный запрос от клиента; какую проблему задача решает и почему возникла эта проблема и т.д. 

Перейти к оглавлению

Алгоритм разбора ежедневного плана и задач из него

• В первый рабочий день после составления плана сотрудником, в течении первого часа рабочего дня, изучить его план на день. Планы исполнительных или лояльных, хорошо обученных сотрудников можно проверять выборочно.  Хотя на стадии внедрения планирования, первые 3 месяца, планы необходимо проверять каждый день. Стоит ежедневно проверять и  планы работников — новичков.
• Проанализировать каждую задачу из плана и обратить особое внимание на следующие параметры:
• Стандарты. Необходимо требовать соблюдения стандартов по занесению задач в план (стандарты подробно описаны в предыдущей статье).
• Приоритетность задач. Иногда сотрудник может искренне заблуждаться в приоритетах, либо расставлять их, исходя из вредного для компании принципа “что легче делать, то и включаю в план”.
• План действий по задаче. План по конкретной задаче должен быть подробным настолько, чтобы  начальник мог понять, каким образом будет решаться данная задача, какими инструкциями сотрудник будет руководствоваться при выполнении работ. Если схема работы остается неясна, об этом должен быть комментарий от руководителя.
• Планируемое время на выполнение задачи и “адекватность” его оценки. Время, отведенное работником на решение каждого этапа задачи, может сверяться с заранее определёнными нормами и допустимыми отклонениями от них, а также на основе “картины мира” руководителя. Также имеет смысл оценивать тенденцию: нет ли постоянного завышения/занижения планируемого времени. Фишка: бывает, что у руководителя недостаточно квалификации, чтобы оценить планируемое время на ту или иную задачу. В этом случае рекомендуется делать так: попросить сотрудника разбить задачу на исчерпывающий список маленьких составных этапов, попросить оценить каждый из них и передать эту схему внешним экспертам для оценки. Прибегать к услугам  экспертов имеет смысл “редко, но метко”. Сотрудник должен знать о том, что у руководителя есть такая возможность. Это будет мотивировать его  расставлять время не “от балды”, а осознанно.
• Вопросы, замечания, корректировки, предложения и другие комментарии руководитель должен оставлять: 1) к конкретной задаче, для которой пишет комментарий, прямо в системе постановки задач; 2) в общем списке комментариев (о нём пойдёт речь ниже).

Перейти к оглавлению

Фиксирование плана работ: как делать и для чего это нужно?

Чтобы правильно оценивать время на решение задач, сравнивайте его в плане и по факту.

После изучения плана и внесения в него корректировок, необходимо зафиксировать план. Это можно сделать либо в системе постановки задач, либо добавить в регламент сотрудника информацию о том, в какой файл он должен заносить свой “слепок” со своего плана.

Для чего это нужно? Это позволяет в дальнейшем сравнивать планируемый список задач и оценочное время с фактически выполненными задачами и затраченным временем. Процедура сравнения позволяет руководителю сделать управленческие выводы:

• Какова доля непредвиденных задач (всегда уместен вопрос: действительно ли они были непредвиденными?) у данного сотрудника и на данной должности в среднем (правильным будет сравнивать со средними показателями сотрудника)
• Насколько время на непредвиденные задачи корректно учитывается при планировании
• На каком уровне навыки сотрудника по планированию, есть ли динамика изменения навыков (об этом в следующем разделе).

Перейти к оглавлению

Формирование общего списка комментариев к разобранному плану

Если ваша система постановки задач позволяет генерировать общий список проставленных комментариев к задачам автоматически — замечательно. В противном случае руководителю придётся (увы!) выполнить двойную работу. Один и тот же комментарий добавить к задаче и отдельно в список.

Список комментариев к плану необходим для того, чтобы сотрудник мог посмотреть сразу все комментарии и оперативно на них отреагировать: ответить, внести требуемые исправления и корректировки в план и задачи.

Возможность “прозрачной” оценки вклада подчинённых в общее дело выгодна и руководителю, и трудолюбивым сотрудникам.

Список комментариев к плану, как и сам план работ должен быть зафиксирован. Комментарии фиксируются в отдельном файле для каждого сотрудника. Фиксация выполняется для того, чтобы у руководителя была возможность оценить тенденцию качества планирования для конкретного подчинённого: как часто возникают одни и те же вопросы? Есть ли тенденция улучшения качества планирования? Устраняются ли указанные недостатки? Повторяются ли ошибки?

Формат фиксации вопросов и комментариев от руководителя

• Порядковый номер в рамках локального списка вопросов к конкретному плану.
• Название задачи (скопировать из задачи в плане)
• Ссылка на задачу в системе постановки задач (скопировать при просмотре задачи). Рекомендуем в качестве такой системы использовать Битрикс24.
• Комментарий/ вопрос/ замечание к этой задаче со стороны руководителя.

Перейти к оглавлению

Метод вопросов “Если”… “то”

Задавая подчинённому вопрос, который предполагает 2-3 варианта ответа (например: “Да” или “Нет”), стоит заранее  продумать: какие действия ему необходимо предпринять в зависимости от варианта ответа. Это позволит сэкономить время на дополнительной коммуникации, а сотруднику даст возможность незамедлительно принять нужные меры, не дожидаясь от вас дополнительных указаний на его ответ. Метод прост. К вопросу необходимо добавить конструкцию “Если”… “то”.

Пример: “Вы получили акты от Клиента?” “Если “Да”, то когда и по какому каналу и почему они не занесены в CRM? “Если “Нет”, то по какой причине и кто за это несёт ответственность?”

Перейти к оглавлению

Примеры формулирования вопросов и комментариев к планам сотрудника

Пример комментария №1

Задача: “Внутренние: Ответить Лидам из онлайн-консультанта”

<ссылка на задачу в системе постановки задач>

Комментарий от руководителя:

“Конкретно этим Лидам отвечать не надо, почта их собирается из формы подписок на рассылку. Задачу необходимо удалить”.

Пример комментария №2

Задача: “Внутренние: написать инструкцию по использованию сервиса”

<ссылка на задачу в системе постановки задач>

Комментарий от руководителя:

“Неясно, как будет выполняться задача. Добавьте план инструкции”.

Пример комментария №3

Задача: “Внутренние: проверка планов Петра и Ивана на неделю и на (ПН)”

<ссылка на задачу в системе постановки задач>

Комментарий от руководителя:

“Для каждого сотрудника завести отдельный лог (историю комментариев к планам). Пример оглавления см. на сриншоте ниже.

Сриншот оглавления документа с историей обсуждения и комментариев по планам сотрудника

Добавить эту информацию в свой алгоритм (в соотв. раздел “При выходе на работу сотрудника в офис”).

Прислать предложение по вопросу “Неверно указываются сделки к задачам”

Создать для себя общую задачу по этим пунктам, поставить меня в наблюдатели и добавить в план на неделю”.

Пример комментария №4

Задача: “Внутренние: установить и настроить lastpass для всех сотрудников и себя”

<ссылка на задачу в системе постановки задач>

Комментарий от руководителя:

“Где результаты алгоритмизации? Есть данные в списке аккаунтов сотрудников?

Если задача “Завершена”, то почему этих данных нет?

Если задача “В процессе” — требуется более подробный план, куда планируете что добавлять”.

Перейти к оглавлению

Оценка качества планирования руководителем

По итогам просмотра и разбора плана руководителем, обязательно должна быть выставлена оценка и подведены итоги. В рамках итогов полезно отметить: соблюдаются ли стандарты планирования, есть ли тенденции в навыках сотрудника и другие моменты.

Периодичность измерения качества зависит прежде всего от квалификации сотрудника.

Когда сотрудник только начинает планировать, к его ежедневным планам может быть много комментариев руководителя. Однако со временем , как правило, их становится все меньше. Появляется опыт планирование и понимание рабочих процессов. Вы сами заметите, что у более опытных сотрудников в итогах разбора ежедневных планов обычно стоит: “Вопросов нет”. (Как я уже говорил, их планы могут разбираться выборочно).

Перейти к оглавлению

Примеры подведения итогов

Пример подведения итогов №1

ОБЩИЙ ВЫВОД:

1) Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает не только вопросы, но и риск, что задача будет сделана неэффективным / неоптимальным способом,окажется выполненной не на 100% и/или потребует переделки.

Как этого избежать? В плановые задачи необходимо добавлять ссылку на алгоритм, по которому предполагается действовать и/или краткий план действий.

2) Время на выполнение задач запланировано с чрезмерным резервом.

Пример подведения итогов №2 (для еженедельного плана)

ОБЩИЙ ВЫВОД:

1) У некоторых задач есть план работ, у многих задач он отсутствует: — недостаточно проработаны задачи на этапе планирования.

2) Не уделяется должного внимания “систематизации работы” (регулярность проверок по разным тематикам) и “регламентации повторяемых действий” (добавить вопросы в документ). Из плюсов: поднята очень важная проблема: оценки компетенции руководителей проектов.

Пример подведения итогов №3

ОБЩИЙ ВЫВОД:

1. План составлен на “хорошо” (с учётом планов действий по задачам).

2. Есть резерв времени для решения дополнительных стратегических задач: 2-3 часа.

3. Осталось отработать мелочи и план будет на “отлично”.

Перейти к оглавлению

Переход к еженедельному планированию.

Дополнения к алгоритму с учётом еженедельных планов

• Общие принципы сохраняются из раздела “Алгоритм разбора ежедневного плана и задач из него” (см. выше).
• Так как еженедельный план изначально составляется совместно с начальником, для него НЕ требуется повторный просмотр руководителем в первый рабочий день.
• При изучении еженедельного плана необходимо дополнительно обратить внимание на: рациональность распределения времени между проектами, наличие в плане низкоприоритетных задач, резервы времени на непредвиденные работы.
• Еженедельное планирование требует большей квалификации, поэтому имеет смысл сначала “отработать” технологию и навыки на ежедневных планах.
• Проверять у опытных и одновременно лояльных сотрудников еженедельные планы можно выборочно, 1-2 раза в месяц. Прогноз времени достижения необходимого опыта: 6-8 месяцев.

Перейти к оглавлению

Что дальше, или Как планировать за горизонт одной недели?

Нередко я сталкиваюсь со следующей ситуацией: в компании существует стратегическое планирование, планирование по проектам, а ежедневного планирования нет. Мне говорят: “А зачем нам нужно ежедневное планирование, если у нас есть такие масштабные инструменты?”

На мой взгляд, к планированию имеет смысл идти методом от “простого” к “сложному”

Управление по проектам — это хорошо и правильно. Важно управлять и задачами, и проектами, вместо того, чтобы противопоставлять их друг другу. На мой взгляд, в планировании имеет смысл идти от “простого” к “сложному”, но никак не наоборот. Т.е. начинать нужно всё-таки с того, чтобы задачи выполнялись с требуемыми параметрами и качеством.

На основе эффективного управления задачами строится эффективное управление проектами (проекты состоят из задач). Управление по проектам без «отточенного» навыка управления по задачам похоже на попытки  управлять самолётом со сломанным автопилотом,  не имея представления о бортовых системах и приборах.

Управление по проектам без «отточенного» управления по задачам — попытка взлететь на самолёте без понимания того, как работают его приборы.

Наглядный пример: предположу, что в вашей компании вероятность выполнения одной задачи с заданными параметрами: 0,9 (90%, далеко не самая низкая!).

Какова вероятность выполнения проекта с заданными параметрами, состоящего из 12-ти последовательных задач? Ответ: 0,9 в 12-ой степени, т.е. всего лишь 0,28 (28%). Чем больше у вас “люфт” по задачам, тем выше отклонения в проекте по срокам, ресурсам, рискам и т.д. 

С другой стороны, “застрявшие” на управлении по задачам руководители зачастую не способны стратегически мыслить и действовать, рисковать и видеть перспективы. Рассказ о том, как управлять проектами и научиться стратегическому планированию, дело отдельной публикации.

Можно ли совместить руководство проектами и отдельными задачами?   Безусловно! И начинать нужно именно  с «подтягивания» задач. А если вы начали с проектов, скорее всего,  на данный момент вы не довольны результатами. Отсутствие работы с ежедневными и еженедельными планами чаще всего приводит к печальному финалу: шумихи много, а результаты описываются небезызвестной фразой: “гора родила мышь”. Узнали свою компанию? Подтягивайте “уровень задач”!

Следующая статья будет про требования к формату ежедневных отчётов о работе сотрудников.

Перейти к оглавлению

Полное руководство по ежедневной продуктивности

Большинство из нас понимает ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана на игру – это возня на поле. Большое событие без всех деталей приводит к хаосу.

Несмотря на это знание, мы часто не уделяем должного внимания тому, что важнее всего: нашей повседневной жизни. Начинать работу утром без четкого плана — значит потерпеть неудачу.

Мы ставим цели в зависимости от времени года и года, но то, что мы делаем каждый день — привычки, которые мы приобретаем, задачи, которые мы выполняем, и то, что мы расставляем по приоритетам, — со временем приводит к успеху или неудаче. Несколько бесцельных дней в месяц могут помочь нам перезагрузиться и обрести баланс. Но когда наши дни без намерений превышают наши дни с целью, мы в конечном итоге упускаем из виду наши цели и задаемся вопросом, куда ушло все это время.

Лучшая защита от лихорадочных, но непродуктивных дней — хорошее нападение в виде ежедневного ритуала планирования. В этой статье вы узнаете, как планировать свои дни для более спокойной и целенаправленной работы, которая приблизит вас к вашим целям. Планирование дня должно занимать всего 10-15 минут, однако базовые стратегии осмысленного планирования дня с намерением заслуживают полного изучения.

Сделайте регулярное планирование привычкой

Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивация переоценена: «Перестаньте ждать, пока мотивация или вдохновение поразят вас, и установите график для своих привычек». Мотивация вытекает из действия, а не наоборот.

Вот почему ежедневный ритуал планирования так важен. Иногда утром мы чувствуем мотивацию, чтобы воспользоваться днем ​​​​и составить список дел, который отражает наши большие амбиции. Но эти дни — исключение. Нам нужно делать дела, даже когда мы просыпаемся уставшими и отстраненными, желая вернуться в постель или тоскуя по пятнице в 17:00. В эти дни наиболее важно подходить к этому дню с планом.

Начните с установки будильника для ежедневного планирования в одно и то же время каждый день — либо во время ритуала завершения работы, либо первым делом с утра. Чтобы упростить выработку привычки, свяжите новую сессию ежедневного планирования с существующей привычкой, такой как употребление утреннего кофе или прослушивание музыки.

Объедините ежедневную сессию планирования с существующей привычкой.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы установить повторяющуюся задачу для планирования дня или просто установите будильник на телефоне.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы установить повторяющуюся задачу для планирования дня.

Привычки легче вырабатывать, когда мы сразу видим результаты нашей самоотверженности. К счастью, планирование дня — это привычка, которая сразу же окупается. Вы почувствуете себя более организованным, сосредоточенным и мотивированным с планом на несколько часов вперед. Со временем планирование дня станет второй натурой.

Не можете превратить ежедневное планирование в рефлексивную привычку? Не рвите цепь!

Сохраняйте привычку ежедневного планирования на выходные, даже если вы стремитесь к спокойному дню. Добавьте поручения, кино или ужин в свой ежедневный список дел на субботу или воскресенье, чтобы освободить место в своем расписании для отдыха, досуга и побочных проектов.

Составьте список дел на основе ваших целей

Выработать привычку ежедневного планирования — это одно. Обеспечение того, чтобы ваш план действительно продвигал вас к вашим более крупным целям, — это другое. Используйте сеанс ежедневного планирования, чтобы убедиться, что ваши ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, чтобы получить вас там:

Шаг первый: разбейте свои большие цели

Разбейте свои цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить «Привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вы можете добавить такие задачи, как «провести 30 минут на моем Peloton» или «выйти на ночную прогулку». Пересматривайте свои личные и профессиональные цели, когда садитесь планировать свой день, и добавляйте задачи, которые приближают вас к обоим.

Разбейте долгосрочные цели на ежедневные задачи.

Если вы изо всех сил пытаетесь создать реалистичные списки ежедневных дел, отражающие все ваши цели, возможно, у вас их слишком много. Перенапряжение не только утомительно, но и означает, что вы вряд ли добьетесь значительного прогресса во всех этих областях. Заполните инвентаризацию обязательств, чтобы отточить меньшее количество целей, которые наиболее важны для вас. Как правило, не ставьте более 5 больших целей одновременно и рассмотрите сочетание краткосрочных и долгосрочных целей.

Шаг второй: Взгляните на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения вашей недели в целом. Скорее всего, у вас есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и ограниченное количество часов в день. Это нормально. В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над достижением других несколько раз в неделю может создать импульс. Может быть, вы тренируетесь по понедельникам, средам и пятницам. В некоторые дни вам может понадобиться группировать задачи и сосредоточиться только на задачах, связанных с одной конкретной профессиональной целью. В качестве альтернативы вы можете сложить свои личные целевые задачи на выходные. Выделите время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы уменьшить масштаб и сделать небольшой набросок своей недели, чтобы знать, на каких целях вы сосредоточитесь и в какие дни. Сохраните детали для ежедневных сеансов планирования.

Планируйте свой день, рассматривая свою неделю в целом и группируя задачи.

Шаг 3: Добавляйте свои дела в последнюю очередь

Это шаг, с которого большинство людей начинают планировать свой день. Они начинают с назначенных встреч, обязательных встреч, срочных сроков, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи. Вместо этого рассмотрите возможность сохранения этого шага до конца. Таким образом, вы вынуждены подгонять свои задачи под цели, а не наоборот.

В идеальном мире мы сосредоточились бы только на повседневных задачах, которые продвигают нас к нашим долгосрочным целям. На самом деле у нас есть обязательства и обязательства, которые мы должны выполнять, некоторые из которых мало влияют на наш личный или профессиональный рост. Откажитесь от этих обязательств и обязанностей как можно больше: пересмотрите повторяющиеся встречи, подумайте о делегировании обязанностей и привыкните говорить «нет». Тем не менее, вполне нормально иметь в своем списке дел то, что просто необходимо сделать. Просто убедитесь, что они не отнимают у вас слишком много времени и энергии.

Узнайте больше о согласовании вашего дня с вашими долгосрочными приоритетами в нашем руководстве по созданию списка обязательств. Этот метод заставляет вас реалистично смотреть на свои обязанности, постоянно сокращать список приоритетов и выделять время на наиболее важные задачи.

Познакомьтесь с вашим новым компаньоном по ежедневному планированию

Присоединяйтесь к более чем 30 миллионам людей, которые доверяют Todoist, чтобы быть в курсе всего, от рабочих проектов до напоминаний о днях рождения и всего, что между ними.

Попробуйте Todoist

Имейте один ежедневный приоритет

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, только для того, чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одно из них из наших списков. Конечно, мы кое-что сделали, но ничего из запланированного. Противоречащее здравому смыслу решение, позволяющее сделать больше? Выбирайте только одну большую задачу в день.

Вы можете подумать: «Как я могу достичь всех своих целей, если я сосредотачиваюсь только на одной задаче в день?». В книге «Найди время: как каждый день сосредотачиваться на том, что важно» Джейк Кнапп и Джон Зерацки обсуждают коварное явление занятости без продуктивности. В перерывах между встречами и специальными запросами может показаться, что мы находимся на беговой дорожке, с которой не можем сойти.

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, только для того, чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одно из них.

В качестве бальзама против беспокойных дней, которые проходят без прогресса, они вводят понятие «Изюминка»:

«Первый шаг… это решить, на что вы хотите уделить время. Каждый день вы будете выбирать одно действие, которое будет приоритетным и защищенным в вашем календаре».

Если вы изо всех сил пытаетесь выбрать, что может быть вашим главным событием или главным приоритетом дня, Кнапп и Зерацки предлагают следующую простую эвристику:

«Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, станет ярким пятном. Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким событием вашего дня?», каким вы хотите, чтобы был ваш ответ? Когда вы оглядываетесь на свой день, какое действие, достижение или момент вы хотите насладиться? Это ваша изюминка».

Если быть честными, окончание дня хотя бы с одной большой задачей — это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие из нас делают сейчас. В долгосрочной перспективе важно завершать 5-7 больших дел в неделю. Означает ли это, что вы будете выполнять только одно задание в день? Как правило, нет. Однако выбор и выполнение одной важной задачи наполняет нас чувством выполненного долга, что создает импульс для решения других задач.

Воспользуйтесь диспетчером задач, например Todoist, чтобы пометить самое важное для вашего дня как высокоприоритетное и переместить его в начало списка.

Используйте диспетчер задач, например Todoist, чтобы сосредоточиться на повседневных задачах.

В качестве альтернативы, если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, просто пометьте, выделите или подчеркните самую важную задачу в своем списке дел в блокноте или ежедневнике.

Если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, отметьте самую важную задачу в своем списке дел.

Независимо от того, какие инструменты вы используете, сделайте экстремальную расстановку приоритетов ключевой частью того, как вы планируете свой день.

Планируйте свой день с помощью метода продуктивности

Метод продуктивности — это одновременно и эффективный способ добиться цели, и стратегия планирования дня.

Ниже мы расскажем о нескольких популярных методах повышения производительности, которые вы можете выбрать для решения своих задач, и о том, как их использовать для ежедневного планирования. Найдите метод повышения производительности, который работает для вас, даже если это означает изменение существующего или создание нового с нуля. Вот несколько популярных методов ежедневного планирования, с которых можно начать:

Eat the Frog

Метод повышения производительности Eat the Frog предлагает вам определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Это отличный способ задействовать ваш основной момент на ранней стадии. Иногда это задача, которую мы больше всего хотим избежать (отсюда и поедание лягушки). Это может быть задача, которая кажется слишком сложной, или задача, которая вызывает у нас дискомфорт. Атакуйте сразу, прежде чем у вас появится шанс прокрастинировать.

Во время ежедневного планирования поместите задачу-лягушку в начало списка дел и назначьте время. Затем поместите другие задачи ниже.

Список дел, составленный на основе метода продуктивности «Съешь лягушку»

Техника помидора

Техника помидора лучше всего подходит для людей, которым нравится работать короткими целенаправленными спринтами с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, в то время бедным студентом, который посвятил всего 10 минут целенаправленному изучению с помощью кухонного таймера в форме помидора (по-итальянски «помодоро»). Этот метод включает следующие шаги:

1. Получить таймер.
2. Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока не прозвенит таймер.
3. Когда сеанс закончится, отметьте один помидор и запишите, что вы сделали.
4. Наслаждайтесь пятиминутным перерывом.
5. После четырех интервалов или «помодори» сделайте более длительный перерыв на 20–30 минут.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, оцените, сколько помидоров (25-минутных рабочих сессий) вам потребуется для выполнения каждой задачи в вашем списке. Обратите внимание на этот номер перед каждой задачей с эмодзи помидора или просто сам номер в скобках. Этот метод заставляет вас учитывать, сколько времени займет ваша работа, и соответственно планировать. Вы можете использовать помидоры в течение всего дня или просто использовать этот метод для своей основной задачи.

Список дел, организованный на основе метода продуктивности Pomodoro

Блокировка времени

С помощью метода продуктивности Time Blocking вы можете разделить свой день на отдельные блоки времени. Это может быть время от 9:30 до 11:30 или просто «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задача. Затем работайте, не отвлекаясь, и посвящайте каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач.

Как и метод Помидора, этот метод поможет вам оценить и понять, сколько времени занимает выполнение ваших задач. Не забудьте включить блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу для максимальной точности. Часто задача занимает больше или меньше времени, чем вы ожидаете. Это нормально. Вносите быстрые изменения в свой список в течение дня. Со временем вы лучше поймете, сколько времени занимают задачи. Между тем, хорошее эмпирическое правило — удвоить количество времени, которое, по вашему мнению, потребуется.

Список дел, организованный в соответствии с методом блокировки времени

Матрица Эйзенхауэра

Метод повышения производительности с помощью матрицы Эйзенхауэра заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того, чтобы делать только то, что является самым срочным, независимо от того, является ли оно важным или нет. Этот метод разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, как мы должны поступать с задачами, попадающими в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно
• «Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы на -список дел или календарь
• «Срочные и неважные» задачи должны быть делегированы кому-то другому
• «Несрочные и неважные задачи» должны быть удалены

Матрица Эйзенхауэра разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, чтобы помочь нам расставить приоритеты.

Для начала составьте свой обычный список дел, включая все задачи на день. Затем рассортируйте их по четырем категориям: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные и неважные» и «Несрочные и неважные». Когда у вас есть эти категории, действуйте в своем списке дел соответствующим образом: делайте, планируйте, делегируйте и удаляйте задачи из списка дел, когда планируете свой день.

Со временем этот процесс станет вашей второй натурой, и вы, естественно, составите единый список дел, содержащий только «Срочные и важные» и «Несрочные и важные» задачи.

Список дел, составленный на основе метода продуктивности матрицы Эйзенхауэра.

Найдите метод повышения производительности, который лучше всего подходит для вас, приняв участие в нашей викторине по методам повышения производительности, чтобы лучше понять свой уникальный стиль работы.

Выберите инструмент планирования

Вы определились с подходом к ежедневному планированию — теперь пришло время выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки — вот некоторые из наиболее популярных вариантов:

Приложение для списка дел

Цифровой диспетчер задач — отличный выбор для тех, кто разбирается в технологиях и привык тянуться к телефону или планшету вместо ноутбука. Преимущество приложений со списками дел заключается в том, что все хранится в одном месте и доступно из любого места. Вы можете легко перемещать задачи изо дня в день по мере изменения ваших планов, упорядочивать соответствующие документы и ссылки рядом с вашими задачами, а также вести автоматическую запись всего, что вы сделали, с возможностью поиска.

Преимущество приложения со списком дел, такого как Todoist, заключается в том, что все хранится в одном месте и доступно из любого места.

Мы рекомендуем Todoist, наше кросс-платформенное приложение для составления личных списков дел, доступное на большинстве устройств. Приложение включает в себя множество функций, таких как напоминания, метки, фильтры, комментарии и загрузка файлов, которые облегчают планирование вашего дня.

Цифровой список

Если вы не заинтересованы в полноценном диспетчере задач, но все же хотите цифровое решение, рассмотрите менее специализированные инструменты, которые вы, вероятно, уже используете в повседневной работе на работе и дома.

• Приложение для заметок или текстовый редактор . Используйте простое приложение для заметок, такое как Bear (только для iOS и MacOS), Apple Notes или Google Keep, чтобы вести текущий список задач на день. Просто отметьте элементы, используя флажки или зачеркнутое форматирование. Для более надежного приложения «заметки» рассмотрите Google Docs или Microsoft Word для большей гибкости и возможностей настройки.

Если вы не заинтересованы в полноценном диспетчере задач, но все же хотите цифровое решение, рассмотрите менее специализированные инструменты.

• Таблицы Google или Excel . Планируйте свой день в электронной таблице. Это может помочь вам добавить больше контекста и примечаний к определенным ячейкам. Такие методы, как блокировка по времени, также способствуют работе в цифровой сети.

Цифровой календарь

Многие люди выбирают инструмент ежедневного планирования, которым они уже пользуются, — календарь. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical и Woven — популярные приложения-календари, которые вы можете использовать для планирования своего дня и добавления своих задач наряду с встречами, встречами и событиями. Это также отличный инструмент для использования с таким методом повышения производительности, как блокировка времени. Кроме того, преимущество цифровых календарей в том, что они доступны на ходу, как правило, как в Интернете, так и на мобильных устройствах.

Цифровой календарь — отличный инструмент, который можно использовать с таким методом повышения производительности, как блокировка времени.

💡 Совет по продукту

Используйте Календарь Google с Todoist и получите двустороннюю синхронизацию между запланированными задачами Todoist и Календарем Google. Любые изменения, которые вы вносите в Календарь Google, такие как редактирование названия события или изменение даты, будут немедленно отражены в Todoist, и наоборот.

Вы также можете использовать Fantastical с Todoist. Благодаря этой интеграции вы сможете видеть все свои задачи из Todoist непосредственно в Fantastical, а любые изменения, которые вы вносите в задачи Todoist в Fantastical, будут синхронизироваться с Todoist и наоборот.

Планировщик из бумаги

Любителям тактильных ощущений бумага и ручка помогут спланировать свой день. Это может принимать любую форму, включая записные книжки, повестки дня или специализированные планировщики. Мы только предостерегаем от самоклеящихся заметок или незакрепленной бумаги. Несмотря на то, что простые и обрывочные, специальные клочки бумаги мешают вам оглянуться назад на старые задачи и подумать об эффективности вашего ежедневного планирования. [См. раздел «Регулярно размышляйте»]

• Блокнот — Простой блокнот с линейкой или без нее подойдет для простой системы планирования с ручкой и бумагой. Используйте новую страницу для каждого дня и отмечайте дату вверху. Попробуйте блокноты с сеткой, которые при необходимости могут помочь в разделении.
• Ежедневные повестки дня или планировщик s — ежедневники или планировщики представляют собой записные книжки с местом для планирования на каждый день года с 1 января по 31 декабря. Это обеспечивает специальное пространство для ежедневного планирования и возможность вернуться к предыдущим и предстоящим записям с помощью большая легкость.
• Специализированные планировщики — Мы наблюдаем рост популярности специализированных планировщиков или систем планирования на бумаге и ручках, таких как Passion Planner или Bullet Journal. Эти системы часто сложны, но могут быть мощными системами для преданных своему делу практиков.

Бумажный планировщик может принимать любую форму, включая записные книжки, повестки дня или специализированные планировщики.

Цифровой и бумажный гибрид

Когда дело доходит до ежедневного планирования, вам не нужно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты — вы можете использовать оба или любую комбинацию упомянутых методов. Вот несколько различных способов эффективного использования гибридной системы:

• Личное и профессиональное разделение . Используйте цифровую систему для своих профессиональных задач и планировщик для личных задач. Это может быть полезным методом, если вы посвящаете рабочее время достижению профессиональных целей, а вечера посвящаете личным задачам и саморазвитию. Точно так же вы можете использовать диспетчер задач в течение недели и журнал на выходных.
• Сначала бумага, потом цифра . Вам может понравиться тактический аспект планирования дня на бумаге, но вы оцените удобство поиска и постоянство цифровых инструментов. Планируйте свой день с помощью расписания или ежедневника, но находите время в конце каждого дня, чтобы перенести свои дела и прогресс в цифровой диспетчер задач для удобства. Это также отличный метод, если вы выбираете бумажные заметки, чтобы не отвлекаться. Например, вы можете принести блокнот на встречу и уйти с планами действий и просьбами, которые вы нацарапали в блокноте. Затем вы можете перенести эти элементы в свой цифровой список дел, добавив сроки выполнения и уровни приоритета, чтобы они не провалились.
• Ручное мышление, цифровое исполнение . Некоторые считают, что они более креативны и лучше думают, когда у них есть чистая страница и ручка в руке. Изложите свои планы на день на бумаге с любыми дополнительными заметками и мыслями, которые у вас могут возникнуть. Затем переместите их в свой цифровой список дел, чтобы сделать ваши задачи более действенными.

Как придерживаться своего ежедневного плана и корректировать курс, когда это необходимо

Даже имея четкий план и самые лучшие намерения, трудно выполнить все наши задачи на день. Мы неизбежно отвлекаемся от работы, отвлекаясь на такие отвлекающие факторы, как мемы в Твиттере и онлайн-покупки. Могут возникать специальные задачи, назначенные нашими менеджерами или делегированные товарищами по команде, которые отвлекают нас и заставляют нас сосредоточиться на незапланированных вещах.

К сожалению, эти перерывы могут привести к непродуктивным дням и неэффективным неделям. Мы решаем, что ежедневное планирование не работает, и нет смысла подходить к своим дням с намерением. Это не может быть дальше от истины!

Да, наши дни никогда не идут точно по плану, но это не значит, что их не стоит планировать. Вот несколько стратегий, некоторые из которых разработаны экспертами по продуктивности, для соблюдения вашего ежедневного плана и корректировки курса, когда что-то идет не так.

Устранение отвлекающих факторов

Сосредоточьтесь, устранив распространенные отвлекающие факторы, которые отвлекают вас от задач на день, особенно если основная часть вашей работы выполняется за компьютером. Если возможно, работайте с большинством закрытых настольных программ, с минимальным количеством открытых вкладок, телефоном в беззвучном режиме и отключенными уведомлениями.

Если призыв к прокрутке социальных сетей слишком силен, используйте блокировщик сайтов, такой как Self Control или Freedom, чтобы сделать отвлекающие веб-сайты недоступными в течение нескольких часов.

Следите за своим временем

Точно так же, как отслеживание вашего бюджета может естественным образом помочь вам тратить меньше, отслеживание вашего времени может помочь вам использовать его более эффективно. Используйте приложение для автоматического отслеживания, такое как Rescue Time, которое собирает информацию об использовании вашего настольного компьютера и мобильных устройств и сортирует ваше время в сети на «продуктивное», «нейтральное» и «отвлекающее». Вы можете установить ежедневные цели производительности и проверять в течение дня, чтобы увидеть, приближаетесь ли вы к своей цели или не достигаете цели.

Используйте приложение для автоматического учета времени, например Rescue Time, чтобы более эффективно отслеживать и планировать свое время.

Попробуйте ежечасные проверки

Примените внимательность к производительности, регулярно проверяя себя, чтобы заметить, насколько вы сосредоточены в течение дня.

Питер Бергман, бизнес-тренер и автор бестселлера «18 минут», предлагает установить обычный таймер, чтобы переориентироваться:

«Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите на свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час. Затем взгляните на свой календарь и сознательно повторите свое решение о том, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​по часам. Не позволяйте часам управлять вами».

Измените свой план

Иногда возникают неожиданные задачи, которые мы не можем игнорировать. Это нормально. Проблема возникает, когда мы пытаемся взяться за эту непредвиденную работу, не возвращаясь к пересмотру наших первоначальных планов. Вместо этого сделайте незапланированные дела частью нового плана. Когда вам нужно переключиться на нестандартную задачу, выделите несколько минут, чтобы скорректировать свой план на день: перенести дела на более позднее время или перенести их на завтра. Затем отработайте свой новый план.

Кэл Ньюпорт, профессор компьютерных наук в Джорджтаунском университете и автор бестселлера «Углубленная работа», делится своим подходом к корректировке своего ежедневного плана с помощью метода блокировки времени с ручкой и бумагой:

«Я оставляю немного места рядом с блоками времени. Это позволяет мне вносить коррективы по мере необходимости, если день разворачивается неожиданно».

Когда возникают неожиданные задачи, которые вы не можете игнорировать, скорректируйте свой план.

Перейти к «Нулевому списку дел»

В большинстве дней вы не сможете закончить все в своем списке. Тем не менее, все равно доберитесь до «Нулевого списка дел». Амир Салихефендич, основатель и генеральный директор Doist, делится своим личным методом продуктивности Systemist, в том числе «To-do List Zero», концепцией, вдохновленной Inbox Zero:

«В конце дня я хочу, чтобы в моем сегодняшнем списке не было задач. Правда в том, что в большинстве дней я не заканчиваю все в своем сегодняшнем списке и откладываю дела. Это не негативная вещь. Я вижу в этом возможность подвести итоги того, где я нахожусь, переоценить свои задачи и перепланировать их».

Завершив вечер с чистого листа, мы можем не погрязнуть в просроченных задачах и взяться за завтрашний день с новыми силами.

Регулярно размышляйте

Вы сделали планирование своего дня привычкой, преобразовали свои долгосрочные цели в практические задачи, выбрали метод повышения производительности и выбрали свой любимый инструмент. Вы настроены на более продуктивные дни, которые превращаются в более значимые недели, месяцы и годы.

Однако не позволяйте процессу работать на автопилоте. Потратьте некоторое время на то, чтобы регулярно анализировать, помогает ли ваш подход к ежедневному планированию добиться большего. Время от времени, возможно, во время еженедельного обзора, находите время, чтобы подумать, работает ли ваш процесс планирования или его можно подправить или даже пересмотреть, чтобы сделать его более эффективным.

Подумайте над этими вопросами:

• Мои дни спокойные и преднамеренные или напряженные и случайные?
• Завершил ли я все свои ежедневные занятия по планированию или пропустил некоторые из них?
• Чувствую ли я себя выполненным в конце большинства дней?
• Учитываются ли дни с высоким приоритетом?
• На пути к достижению долгосрочных целей?
• Этот день был особенно продуктивным — почему?
• В этот день я не сделал ничего важного — почему?

Честно рассказывая о том, как прошли наши дни и как мы продвигаемся к достижению наших больших целей, мы можем точно настроить наше ежедневное планирование для достижения лучших результатов. Напряженные дни могут означать, что нам нужно более эффективно расставлять приоритеты или найти способ делегировать работу. Пропуск ежедневных сессий планирования может означать, что они слишком длинные, и может выиграть от более рационального подхода. Если мы не движемся к нашим целям, это может означать, что у нас их слишком много, или мы не добавляем их в наши дни с достаточной частотой или намерением. Нам может просто нравиться ручка и бумага, пока мы заставляем себя попробовать новое блестящее приложение. Какой бы ни была проблема, поработайте над ее решением, изменив процесс ежедневного планирования.

Нередко приходится экспериментировать и пробовать несколько итераций ежедневного планирования, прежде чем мы найдем метод, который на самом деле приведет к большему выполнению.

---

Планируя свой день, стремитесь к последовательности и гибкости, а не к совершенству. Несмотря на то, что мы предоставили советы и тактики для эффективного планирования вашего дня, универсального решения не существует. Вместо этого мы чувствуем себя наиболее готовыми к нападению на наш день, когда появляемся постоянно. Продуктивные дни имеют свойство превращаться в продуктивные недели, месяцы и годы. Когда мы решаем наши задачи с намерением и концентрируемся изо дня в день, нет предела тому, чего вы можете достичь.

Как спланировать свой день: 6 советов для максимальной продуктивности

Когда ваш список дел исчисляется километрами и вы совмещаете несколько проектов или обязанностей одновременно, только человек может чувствовать себя перегруженным.

Это может показаться нелогичным, но погружение с головой в работу сразу после регистрации или прибытия в офис может оказаться контрпродуктивным. На самом деле, исследования показывают, что всего 10 минут, потраченные на планирование дня, могут сэкономить до 2 часов потраченного впустую времени и усилий.

✅ Хотите онлайн-планировщик для работы? Сравните Диапазон и другие.

Планирование не только полезно для выполнения работы, но и является организационным инструментом, который помогает сохранить здравомыслие и снизить уровень стресса как на работе, так и в личной жизни. Вместо того, чтобы перебрасывать свою энергию без разбора от задачи к задаче, планирование привносит ощущение спокойствия и осознанности в работу, которую вы выполняете.

6 советов по планированию дня

1. Найдите процесс ежедневного планирования, которого легко придерживаться

Когда все становится беспокойным, может помочь ежедневное планирование. Но сначала вам нужно выработать привычку и изучить различные приложения для планирования.

Создайте утренний распорядок: Чтобы сделать ежедневное планирование привычкой, нужны определенные усилия и намерения. Начните с выделения 15-минутного интервала времени в своем Календаре Google или ежедневном планировщике каждое утро — установите вокруг него ежедневное напоминание. Затем используйте это время, чтобы составить свой план и создать обстановку, внушающую чувство спокойствия и сосредоточенности — возможно, вы нальете чашку кофе в свою любимую кружку или включите любимую утреннюю мелодию, прежде чем сесть за план.

Попробуйте планировщик продуктивности: Основные списки работают до определенной степени, но онлайн-планировщик может помочь вам оставаться в здравом уме, сохраняя все в одном месте и отслеживая прогресс в более длительных проектах с течением времени. При принятии решения о том, какое приложение планировщика использовать, рассмотрите инструменты, которые уже использует ваша команда, и, по возможности, интегрируйте планирование в существующий рабочий процесс, чтобы облегчить его освоение сотрудниками. Например, если ваша команда неукоснительно использует Slack, возможно, вы набросаете и поделитесь своим планом там.

Если вы используете набор программ для отслеживания задач, таких как JIRA, Asana и Google Docs, в течение недели для выполнения работы, попробуйте Range , чтобы собрать все это в одном месте для личного планирования и групповых проверок.

Используйте подсказки для упрощения: Это начало вашего рабочего дня. Как составить стратегический план за 15 минут, если кофе еще даже не закипел? Нам нравится использовать подсказки. Они дают структуру и рекомендации, чтобы было легко точно знать, что включать в свой план каждое утро. Вы можете попробовать использовать разные подсказки, чтобы сосредоточить внимание на разных вещах в течение недели. Подробнее об этом в разделе ниже.

2. Разбейте свою неделю на различные области деятельности

Когда вы начнете ежедневное планирование, может быть полезно взглянуть на вашу неделю в целом и разбить ее на части, чтобы вы не пытались решить все сразу. Это позволяет вам ставить достижимые цели в начале недели, размышлять в конце и максимально выполнять работу, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно.

Вот пример того, как это могло бы выглядеть, на основе идей, которыми несколько лет назад поделился сотрудник Google.

Понедельник — Уровень энергии увеличивается по мере нарастания недели, поэтому начните неделю с простых задач и постановки целей.

• Планируйте свою неделю, организуйте, выполняйте любые административные задачи
• Установите еженедельную область деятельности
• Просмотрите или установите цели, задачи и ключевые показатели

Вторник и среда — Скорее всего, у вас будут пиковые уровни энергии , поэтому отдавайте предпочтение работе, а не разговорам о работе (например, встречам и электронным письмам).

• Написание кода, работа над дизайном, составление проектного предложения
• Решение проблем, проведение мозговых штурмов
• Отметьте блокираторы, которые будут обсуждаться на встречах в четверг

Четверг — Энергия начинает убывать по мере приближения выходных, поэтому отдавайте предпочтение встречам и сотрудничеству, а не рабочему времени.

• Проведение групповых совещаний, встреч один на один и т. д.
• Сосредоточьтесь на сотрудничестве и достижении консенсуса
• Проведение сессий по планированию предстоящих дел на следующей неделе

Пятница — Самый низкий уровень энергии. Используйте этот день для размышлений, отношений и открытых проектов.

• Поразмышляйте о том, как прошла ваша неделя: уровень энергии, продуктивность, прогресс в достижении целей и настроение
• Сосредоточьтесь на людях и построении отношений
• Работайте над открытыми проектами

Это просто примеры, но хорошее место начать. По мере того, как вы будете наращивать свои силы планирования, вы начнете понимать, что лучше всего подходит для вас при составлении ежедневного и еженедельного расписания.

Совет. Определите периоды пиковой производительности и защитите их. Мы все испытываем приливы и отливы в продуктивности. Время пиковой производительности — это те отрезки дня, когда вы наиболее продуктивны. Чтобы найти свой, разбейте обычный день на три или четыре временных интервала. В течение недели ранжируйте эти слоты от наиболее продуктивных до наименее продуктивных. Как только вы найдете наиболее продуктивное время, запланируйте защищенные рабочие блоки в своем Календаре Google, чтобы посвятить их наиболее важным проектам.

3. Думайте о более широкой картине

Связывая свою повседневную работу с большими целями, которые вы пытаетесь достичь, вы можете создать более сильное чувство цели в своей работе. Это также может помочь вам расставить приоритеты задач, сосредоточив внимание на тех, которые имеют наибольшее влияние, и создать чувство ответственности, когда вы связываете индивидуальные цели с OKR и инициативами на уровне команды.

Используйте долгосрочные цели для расстановки приоритетов: Постоянное внимание к команде и долгосрочным целям поможет вам расставить приоритеты в своей повседневной работе на основе результатов. Например, если вашими долгосрочными целями являются «запустить проект «Меркурий», «развить навыки наставничества» и «пробежать 10 км», то, сосредоточив внимание на них, вы обязательно расставите приоритеты для задач, которые связаны с этими целями, когда вы устанавливаете свои ежедневные задачи. планировать каждое утро. Создание ежедневных целей, которые переходят в более широкую картину, также может помочь вам чувствовать себя более связанным с командными инициативами и сделать вашу повседневную работу более эффективной.

Совет для руководителей: Хотя очень важно связать работу с целями компании, также важно участвовать в проектах, которые заряжают вас энергией. Нахождение баланса между потребностями бизнеса и собственными увлечениями часто приводит к творческой и качественной работе.

Как рассказала Рэйчел Стедман в нашем чате о работе IC-менеджера, «если есть… приоритетный список того, что наиболее важно для организации, и вас больше всего волнует номер три, я думаю, что лучше сделать это, чем идите за номером один, если это то, что вас волнует. Именно здесь происходит много волшебства».

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашим полным чатом о времени выполнения заказа с Рэйчел Стедман, техническим менеджером в Asana.

Поделитесь своими планами с командой: Совместное использование помогает повысить ответственность и сделать работу более целенаправленной. Когда вы знаете, что команда заботится о вашей работе и следит за ее прогрессом, вы почувствуете больше мотивации для ее выполнения. Кроме того, когда вся команда видит, как вы перемещаете работу из точки А в точку Б, легче находить моменты, чтобы отпраздновать победы друг друга и определить возможности для совместной работы.

4. Сделайте ежедневные приоритеты действенными и достижимыми

То чувство, когда вы вычеркиваете отдельные задачи из своего списка дел. Есть ли что-нибудь более полезное?

Вы можете каждый день испытывать все больше и больше этого чувства, составив действенный план и установив достижимые цели. Чем действеннее ваш план, тем легче вам будет добиться прогресса в его реализации. Чем более достижимы ваши цели, тем больший импульс вы сможете создать, отмечая задачи и выполняя работу.

Управляйте: Ваш план действий должен сфокусировать внимание на нескольких ключевых задачах — мы рекомендуем сосредоточиться на двух или трех ежедневных приоритетах, чтобы добиться максимальной отдачи. Если вы попытаетесь взяться за слишком много и продолжать соглашаться на дополнительные задачи, вы вообще ничего не добьетесь. Если вы изо всех сил пытаетесь достичь цели или добиться прогресса в сложной задаче, попробуйте вместо этого поставить в своем плане «половинную» версию этой задачи. Разбивайте целые проекты на более мелкие задачи.

Совет: создайте невыполненную работу, чтобы оставаться организованным. Если вы не собираетесь выполнять задачу сегодня, вы можете добавить ее в список незавершенных задач на потом, чтобы не забыть вернуться к ней.

Сосредоточьтесь на маленьких, конкретных победах : Маленькие победы помогают нам почувствовать прогресс, который оказывает сильное влияние на то, как мы себя чувствуем и как работаем на работе. Подумайте об этом так: большинство проектов разбивается на кучу более мелких задач и процессов, разделенных по ролям и совместным командам. Итак, вместо того, чтобы перечислять весь проект как то, что вы хотите сделать при планировании своего дня, подумайте о составных задачах, которые вам нужно выполнить самостоятельно. Будьте также конкретны. Вместо «Сосредоточьтесь на найме» попробуйте «Собеседовать 3 кандидатов на инженера iOS». Этот уровень конкретности упрощает отметку задач в вашем списке по мере их выполнения и более четко выделяет ваш прогресс и влияние с течением времени.

Опишите вчерашние достижения наряду с сегодняшними задачами: Размышление о вчерашнем прогрессе — еще один отличный способ придать импульс и чувство выполненного долга, чтобы продвигать свою работу вперед.

5. Отдавайте предпочтение благополучию так же, как и производительности

Речь идет не только о стремлении к производительности — планирование также касается вашего здоровья и благополучия. Планирование помогает вам следить за своим уровнем энергии и самочувствием каждое утро, чтобы вы могли выработать рабочие привычки, которые позаботятся о себе.

Каждое утро проверяйте себя: Каждый день уделяйте время тому, чтобы осмыслить свои чувства, прежде чем выходить на работу — в повседневной жизни бывают приливы и отливы, и это нормально — не чувствовать себя максимально продуктивным каждый день. Бесчисленные исследования показали, что такие эмоции, как стресс и спокойствие, влияют на вашу способность выполнять задачи. Знание этого с самого начала может помочь вам установить уровень. Будьте нежны и с собой. Если у вас «выходной» день, не корите себя. Будьте открыты для общения с людьми, с которыми вы работаете, чтобы они могли оказать поддержку в случае необходимости.

Создавайте моменты, чтобы «расфокусироваться»: Наш мозг не может сосредоточиться, поэтому делать перерывы для перезагрузки в течение дня так же важно, как и выкраивать защищенное рабочее время. Попробуйте выделить 5-10 минут в конце каждого часа, чтобы отойти и перевести дух. Еще одна полезная стратегия — запланировать в своем календаре время, когда вы не будете сосредоточены, например, выделить время на обед (вдали от компьютера), послеобеденную медитацию или 30-минутную пробежку по окрестностям.

Совет: ищите закономерности с течением времени. Если вы постоянно отвлекаетесь в 15:00, не боритесь с этим. Вместо этого используйте это время, чтобы запланировать сброс. Практикуйтесь в отслеживании времени, чтобы увидеть, сколько времени у вас занимают определенные действия — это поможет вам со временем стать профессионалом в планировании.

6. Завершите неделю размышлениями

Ежедневный план не поможет, если вы не найдете время, чтобы оглянуться назад, посмотреть, как вы это сделали, и повторять.

В конце каждой недели уделяйте некоторое время размышлениям о планировании времени, своем общем настроении и продуктивности. Вы можете оценить, сколько времени на самом деле заняло у вас задание, по сравнению с тем, сколько времени, по вашему мнению, это займет. Со временем вы станете экспертом в области определения масштабов своей работы, выделения необходимого времени и работы автономно. Вы получите более глубокое понимание того, как вы работаете лучше всего, и сможете настроить себя на более продуктивную, сбалансированную и здоровую рабочую неделю.

Преимущества ежедневного планирования

Сила ежедневного планирования может помочь вам развить важные навыки и со временем создать ощущение спокойствия и продуктивности, когда вы начинаете день каждое утро. Вот пять заметных преимуществ:

1. Ежедневное планирование развивает навыки тайм-менеджмента

Ежедневное планирование помогает реалистично оценивать свое время и понимать его как ограниченный ресурс. Это дает людям возможность расставлять приоритеты и соответствующим образом масштабировать свои рабочие нагрузки. А для тех из нас, у кого есть склонность откусывать больше, чем мы можем проглотить, отслеживание времени может помочь нам понять, что мы 9 делаем.0454 на самом деле можно и нельзя брать. Продолжая практиковать этот навык, вы научитесь чаще говорить «нет» или делегировать конкретную задачу и эффективнее использовать свое драгоценное время.

2. Ежедневное планирование повышает концентрацию внимания и производительность

Планирование ежедневных задач помогает вам избавиться от шума и сосредоточиться на нескольких важных задачах каждый день. Это дает ощущение цели и достижения (по мере того, как вы вычеркиваете пункты из своего списка), что также мотивирует.

3. Будьте организованными, ответственными и здравомыслящими

Если вы станете лучше вести ежедневный план, вы сможете следить за всем, что у вас на тарелке. Это делает большие проекты и сложные рабочие нагрузки управляемыми, разбивая их на меньший список задач. Начиная каждый день с упражнения по планированию, вы также помогаете документировать свой процесс, так что вам будет легче увидеть свой прогресс с течением времени и составить отчет о своей работе. Ежедневное планирование также требует от вас ответственности (особенно, если вы делитесь информацией со своей командой), поскольку вы ежедневно отчитываетесь о прогрессе и проверяете цели. Это также поможет вам выполнять задания вовремя, потому что вы научитесь лучше определять объем своей рабочей нагрузки и управлять ею.

4. Ежедневное планирование полезно для вашего здоровья и хорошего самочувствия

Ежедневное планирование помогает снять стресс и создать ощущение спокойствия среди хаоса. Когда вы меньше перегружены всем, что у вас на тарелке, вы, скорее всего, сможете сосредоточиться и закончить более глубокую работу. С ежедневным планированием вы также можете расставить приоритеты вне работы, которые важны для вашего общего благополучия, например, заправиться здоровым обедом, зарядиться энергией с помощью 30-минутной пробежки или просто выделить время каждый день, чтобы сбросить по-своему. Наш мозг не может сосредоточиться на полную мощность без перерывов, поэтому расстановка приоритетов в этих вещах не только полезна для вашего здоровья, но в конечном итоге поможет вам выполнять больше на работе каждый день.

5. Это поможет вам вести учет, чтобы расти и учиться на

Вы можете многое узнать о себе посредством ежедневного планирования, и эти знания помогут вам работать более эффективно с течением времени. Как люди, мы не так хороши в оценке того, сколько времени нам потребуется — не принимайте это на свой счет, это касается большинства из нас. Благодаря ежедневному планированию у вас будет отчет о том, что вы намеревались выполнить и что вы на самом деле сделали. Это нормально, если вы не успеваете все делать каждый раз. По мере продвижения вы научитесь более реалистично определять масштабы проектов и создавать для себя рабочие планы, максимально повышающие продуктивность и благополучие.

Различные модели планирования, чтобы сфокусировать свой день

Маркированные списки, ежедневники, приложения-календари, приложения со списками, виртуальные помощники и многое другое — существует множество вариантов создания ежедневного плана. И не существует универсального подхода к тому, что работает лучше всего. Вы захотите выбрать метод, который вам подходит, исходя из того, как вам нравится работать и что вас мотивирует.

Этот список ни в коем случае не является исчерпывающим, но он должен дать вам несколько хороших идей для начала.

Станьте профессионалом в планировании с этими моделями

Загрузить: Модели планирования для Focus

Что бы вы ни выбрали: физический планировщик, простой календарь или цифровой календарь, простое приложение для списка дел или что-то еще расширенные функции, следующие стратегии помогут вам быстро стать профессионалом в области планирования.

Использование ежедневного планирования для повышения эффективности всей вашей команды

Выделение нескольких минут на планирование своего дня каждое утро не только помогает повысить личную продуктивность и получить больше от вашего драгоценного времени, но и может помочь всей вашей команде лучше работать вместе, создание согласованности, прозрачности и культуры подотчетности.

Все начинается с того, что вы просто делитесь своим планом на день с вашей командой. Когда этим занимается вся команда, это способствует более эффективной командной работе, потому что люди могут видеть прогресс друг друга и знать, что они могут рассчитывать друг на друга в достижении цели. Усиление командной подотчетности может помочь командам лучше обсуждать эффективность и поддерживать подотчетность друг друга. Ежедневное планирование создает больше совместных команд, частью которых хочет быть каждый.

Существует множество приложений для управления задачами, которые помогают отслеживать ваш план на день, но ключевое значение здесь имеет поиск того, с которым можно легко поделиться со всей командой. Что касается функций, ищите инструмент планировщика, который позволяет создавать общие списки дел и отслеживать ход выполнения как отдельных задач, так и совместных задач.

Как Range может помочь вам спланировать свой день

Range помогает занятым людям создавать и делиться действенными ежедневными планами, называемыми Check-ins, менее чем за 5 минут каждое утро.

Отметки также помогают командам связать повседневную работу с более масштабными целями, чтобы повысить ответственность и импульс.

• Легко делитесь своим планом и своими достижениями
• Регистрируйтесь на личном уровне и будьте в курсе — где бы вы ни находились.
• Интегрируйте инструменты со всего рабочего процесса, включая Github, Google Docs, календарь Google и т. д.
• Настройка вопросов и подсказок
• Добавление задач из инструментов управления проектами
• Обмен обновлениями через Slack или Microsoft Teams

Помимо общих списков дел, Check-ins предлагает множество других полезных функций, которые упрощают ежедневное планирование — например, интеграция с Календарем Google, автоматические уведомления, напоминающие вам о создании плана, и возможность извлекать задачи из других приложений для повышения производительности.